Jednym z warunków przyjęcia danego projektu do dofinansowania jest jego zgodność z przepisami dotyczącymi udzielania pomocy publicznej. Jednocześnie, za niezgodność z powyższymi przepisami należy uznać w szczególności:

• niezaznaczenie w budżecie szczegółowym projektu wydatków objętych pomocą publiczną w przypadku stwierdzenia występowania pomocy publicznej w projekcie na podstawie informacji zawartych w treści wniosku,
• zastosowanie nieprawidłowego poziomu intensywności pomocy w budżecie szczegółowym projektu w stosunku do informacji zawartych w treści wniosku (np. przyjęcie intensywności pomocy na szkolenia ogólne w odniesieniu do szkoleń specjalistycznych lub intensywności pomocy dla dużych przedsiębiorstw, w przypadku pomocy kierowanej do średnich przedsiębiorstw, itp.),
• zastosowanie nieprawidłowego rodzaju pomocy w odniesieniu do form wsparcia przewidzianych we wniosku (np. przyjęcie intensywności pomocy na świadczenie usług doradczych dla małych i średnich przedsiębiorstw w przypadku szkoleń ogólnych zawierających element doradztwa powiązanego ze szkoleniem).

Jednocześnie, za niezgodność projektu z przepisami dotyczącymi pomocy publicznej nie powinny zostać uznane ewidentne błędy rachunkowe skutkujące naruszeniem proporcji pomiędzy kwotą udzielonej pomocy publicznej (intensywnością pomocy) oraz wysokością wkładu prywatnego wnoszonego przez beneficjenta pomocy.

Powyższe wyjaśnienia mają charakter informacyjny i pomocniczy, zaś jedynymi organami uprawnionymi do wydawania wiążących wykładni dotyczących pomocy publicznej są Europejski Trybunał Sprawiedliwości oraz Komisja Europejska.

Należy zwrócić uwagę, iż wzmiankowane wyżej Wytyczne obligują Beneficjenta do uzyskania od uczestników projektów różnego rodzaju dokumentów, związanych z różnymi etapami ich udziału w projekcie.

Wskazane w Podrozdziale 3.6 Wytycznych zasady weryfikowania kwalifikacji uczestników określają, co następuje:

„2)Z chwilą przystąpienia do projektu każdy uczestnik projektu podpisuje deklarację uczestnictwa w projekcie, która zawiera co najmniej:

• wyrażenie woli uczestniczenia w projekcie,
• oświadczenie uczestnika o spełnieniu kryteriów kwalifikowalności uprawniających do udziału w projekcie,
• datę i podpis uczestnika projektu,
• pouczenie o odpowiedzialności karnej za składanie oświadczeń niezgodnych z prawdą.

3) Udział uczestnika w projekcie rozpoczyna się od dnia podpisania przez niego ww. deklaracji."

Jeżeli jednym z kryteriów kwalifikowalności, uprawniającym do udziału w projekcie, jest wykazanie przez przedsiębiorcę lub osobę prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, iż osiąga on dochody pozwalające na pokrycie wkładu prywatnego w wysokości określonej przez wnioskodawcę, a jednocześnie, ze względu na okoliczności związane z trybem rozliczania się przez nich z ZUS i US, na dzień składania deklaracji uczestnictwa w projekcie nie będą oni dysponowali dokumentami źródłowymi na potwierdzenie wysokości uzyskiwanych wynagrodzeń/przychodów, to w opinii IP można to zweryfikować na podstawie oświadczeń uczestników, które będą integralną częścią ich deklaracji uczestnictwa. Dodatkowo, dla pełniejszej kontroli, można ich zobowiązać od dostarczenia dokumentów źródłowych, w terminie późniejszym, po ich uzyskaniu.

Niezależnie jednak od tego, Wytyczne w podrozdziale 4.11 mówią o konieczności dokumentowania wynagrodzeń wypłacanych przez stronę trzecią:
„(...)wkład wnoszony przez pracodawcę w przypadku szkoleń dla przedsiębiorców w formie wynagrodzenia pracownika skierowanego na szkolenie i poświadczone Beneficjentowi są kwalifikowalne pod warunkiem, że zostały one poniesione zgodnie z przepisami krajowymi, z uwzględnieniem zasad wynikających z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości."

2) Wysokość wkładu wynikającego z dodatków lub wynagrodzeń wypłacanych przez stronę trzecią na rzecz uczestników projektu w ramach PO KL musi wynikać z dokumentacji księgowej podmiotu wypłacającego i może podlegać kontroli. Wysokość wkładu powinna odnosić się wyłącznie do okresu, w którym uczestnik projektu uczestniczy we wsparciu, z zastrzeżeniem, iż za ten okres przysługuje mu jednocześnie dodatek lub wynagrodzenie.

3) Beneficjent realizujący projekt w ramach PO KL, w którym występuje powyższy wkład, rozlicza go w ramach projektu na podstawie oświadczenia składanego przez podmioty wypłacające, przy czym oświadczenie to powinno pozwalać na identyfikację poszczególnych uczestników projektu oraz wysokości wkładu w odniesieniu do każdego z nich.

Oświadczenia te będą stanowiły podstawę do rozliczenia wkładu prywatnego we wnioskach o płatność.

Uczestnicy projektu zawierają z wnioskodawcą umowę dotyczącą ich udziału w projekcie, która powinna wskazywać, iż wkład prywatny musi zostać pokryty we wskazanej wysokości i na wypadek stwierdzenia post factum, iż wnioskodawca nie uzyskał przychodu pozwalającego na pokrycie wkładu za okres uczestnictwa w projekcie będzie on zobowiązany do zwrotu środków lub zmiany formy wnoszenia wkładu prywatnego na mieszaną lub gotówkową.

Ponadto rekomenduje się, aby w przypadku przedsiębiorców - właścicieli firm oraz osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą wkład prywatny był wnoszony w formie pieniężnej (gotówkowej). W szczególności, jeżeli istnieje problem z właściwym udokumentowaniem dochodu oraz czasu pracy takich osób i podmiotów.

Osoba prowadząca działalność gospodarczą może być skierowana na szkolenie przez przedsiębiorcę z tytułu umowy cywilnoprawnej zawartej z tym przedsiębiorcom, który wniesie wkład prywatny i z tego tytułu uzyska pomoc publiczną.

W przypadku wzięcia udziału w szkoleniu przez taką osobę, która prowadzi, poza umową cywilnoprawną, dodatkowo działalność, a przedstawia na etapie rekrutacji zaświadczenie o zatrudnieniu w mikro bądź małym przedsiębiorstwie, które bierze udział w projekcie, nie ma znaczenia zakres obowiązków wynikający z tytułu umowy cywilnoprawnej w porównaniu z zakresem prowadzonej działalności.

Wsparcie w postaci realizacji praktyk zawodowych i zakup materiałów budowlanych dla uczniów szkoły budowlanej nie stanowi pomocy publicznej. Udzielone wsparcie o charakterze aktywizacyjno-zawodowym stanowi element realizowanego projektu oraz ma na celu zwiększenie szansy uczestników projektu na znalezienie zatrudnienia bez nawiązywana stosunku pracy z pracodawcą.

W przypadku, gdy projekt obejmuje zarówno elementy szkolenia specjalistycznego, jak i ogólnego, których nie można rozdzielić, należy stosować progi intensywności właściwe jak dla szkoleń specjalistycznych.

Przy wypełnianiu pola wniosku „Metodologia wyliczenia dofinansowania i wkładu prywatnego w ramach wydatków objętych pomocą publiczną" należy zawrzeć wszelkie dodatkowe informacje, które mogą być pomocne dla ustalenia charakteru szkolenia oraz potwierdzać prawidłowość wyliczenia intensywności publicznej.

Zakup prenumeraty czasopisma jest objęty pomocą publiczną, ponieważ dotyczy realizacji wsparcia dla nich i jest to korzyść dla uczestników.

Wydatek w postaci ubezpieczenia uczestników szkoleń oraz dojazdu uczestnika na szkolenie związany jest z realizacją wsparcia szkoleniowego i będzie objęty pomocą publiczną. Natomiast powinien być ponoszony tylko i wyłącznie za czas uczestnictwa w szkoleniu, który nie musi się równać z okresem trwania realizacji całego projektu.

Katalog wydatków kwalifikujących się do objęcia pomocą publiczną został wskazany w rozporządzeniu Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 6 maja 2008 r. w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach PO KL.

Wykazywanie w budżecie szczegółowym wniosku o dofinansowanie projektu wydatków objętych pomocą publiczną zależy od sposobu realizacji projektu, a nie od rodzaju szkoleń. Rodzaj szkoleń wpływa jedynie na wysokość intensywności pomocy publicznej.

• Możliwe są trzy konfiguracje:
• projektodawca jest jednocześnie beneficjentem pomocy publicznej;
• beneficjent pomocy publicznej - konkretne wskazane z nazwy przedsiębiorstwo lub przedsiębiorstwa - nie jest projektodawcą, a wniosek składany jest przez wnioskodawcę pełniącego rolę tzw. operatora, czyli podmiotu udzielającego pomocy publicznej;
• projekt jest składany przez wnioskodawcę - operatora, a beneficjenci pomocy publicznej nie zostali wymienieni (nie są to konkretne, znane na etapie składania wniosku przedsiębiorstwa)

Pomoc publiczna występuje tylko w odniesieniu do wydatków określonych w zadaniu „szkolenie" jeśli projekt przygotowywany jest przez wnioskodawcę-operatora, który będzie udzielał pomocy publicznej przedsiębiorstwom, które na etapie planowania projektu nie są jeszcze znane. Natomiast jeśli projekt zostanie skierowany do konkretnych przedsiębiorców, wskazanych z nazwy lub projektodawca jest jednocześnie beneficjentem pomocy to pomoc publiczna wystąpi w zadaniu „szkolenie" i „zarządzanie projektem".

Wszystkie wyszczególnione wyżej wydatki w projekcie są objęte pomocą publiczną.