1. Podpisanie umowy o dofinansowanie
 

Jeżeli w wyniku oceny Państwa wniosek zostanie zakwalifikowany do objęcia wsparciem, zostanie zawarta umowa o dofinansowanie. Procedura jej podpisania rozpoczyna się w momencie otrzymania oficjalnego pisma potwierdzającego przyznanie wsparcia na realizację projektu. Do podpisania umowy należy zgromadzić wymagane dokumenty.
 

2. Harmonogram
 

Realizując projekt, należy trzymać się ściśle zapisów z wniosku o dofinansowanie. Musicie Państwo pamiętać, że nie wolno samodzielnie zmieniać towarów czy usług, które zostały wskazane we wniosku. Szczególnie ważne jest też przestrzeganie terminów określonych w harmonogramie wydatków. Wszelkie zmiany wymagają konsultacji i zatwierdzenia przez instytucję udzielającą wsparcia.
 

3. Kwalifikowalność wydatków

Nie każdy wydatek związany z projektem może zostać dofinansowany. Wsparciem mogą zostać objęte tylko działania z listy tzw. kosztów kwalifikowanych. O kwalifikowalności decyduje też to, czy zakup został dokonany zgodnie z obowiązującymi Cię procedurami. Nieprzestrzeganie tych zasad może się skończyć obniżeniem, a nawet całkowitym cofnięciem dotacji.
 

4. Konto bankowe
 

Wszystkie operacje finansowe w projekcie powinny się odbywać za pośrednictwem wyodrębnionego specjalnie w tym celu konta bankowego. Jego numer należy podać do umowy o dofinansowanie.
 

5. Dokumentacja
 

Wszystkie wydatki w ramach projektu powinny być ujęte w tzw. wyodrębnionej dokumentacji księgowej. To taki sposób księgowania, który umożliwia łatwą, szybką i precyzyjną identyfikację wszystkich dokumentów księgowych związanych z projektem.
 

6. Kontrola projektu
 

Kontrola towarzyszy realizacji każdego projektu, któremu udzielone zostało wsparcie z funduszy unijnych. Można się jej spodziewać co najmniej raz, na zakończenie projektu.
 

7. Sprawozdawczość, rozliczenie projektu

Przez cały okres realizacji projektu należy regularnie informować o czynionych postępach instytucję, która udzieliła wsparcia. Sprawozdania należy przygotowywać na specjalnym formularzu. Częstotliwość ich składania określona jest w umowie o dofinansowanie – najczęściej wymagane są minimum raz na 3 miesiące. Sprawozdania z postępu w realizacji projektu są najczęściej integralną częścią wniosku o płatność. Jest on podstawą do wypłaty przyznanej dotacji w formie zaliczki, refundacji częściowej lub całkowitej.
 

8. Promocja i oznakowania 
 

Korzystając z unijnego wsparcia istnieje nie tylko prawo, ale i obowiązek, aby o tym informować. Informacje o dofinansowaniu powinno się podawać już w trakcie realizacji projektu, przy okazji wszystkich działań informacyjnych i komunikacyjnych, jakie w związku z nim są podejmowane. Zakres takiej informacji obejmuje co najmniej nazwę funduszu unijnego, z którego pochodzą środki, programu i instytucji, która udzieliła wsparcia.
 

9. Trwałość projektu
 

Zakończenie realizacji projektu nie oznacza jeszcze wypełnienia wszystkich obowiązków, jakie wynikają z unijnego wsparcia. Jeżeli w ramach projektu zostały zakupone środki trwałe,  wybudowane obiekty lub instalacje bądź też zatrudnieni pracownicy obowiązuje tzw. okres trwałości. Jest to czas, w którym należy zachować w niezmienionej formie i wymiarze efekty projektu, których osiągnięcie zostało zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie. Standardowo wynosi on 5 lat. Odstępstwem objęte są mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa, dla których okres trwałości to 3 lata.