Rozliczaj projekt

ZASADY ROZLICZANIA PROJEKTU

O zasadach rozliczania projektu powinieneś pomyśleć już na etapie przygotowania wniosku o dofinansowanie, gdyż to właśnie wtedy określane są najważniejsze parametry projektu: budżet projektu, harmonogram realizacji poszczególnych etapów projektu oraz wskaźniki produktu i rezultatu. Po podpisaniu umowy o dofinansowanie, jesteś zobowiązany do realizacji projektu w sposób, który zapewni prawidłową i terminową jego realizację oraz osiągnięcie i utrzymanie celów oraz wskaźników przewidzianych we wniosku o dofinansowanie.

Rozliczanie projektów współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego polega na udokumentowaniu w odniesieniu do zapisów zawartych we wniosku i umowie o dofinansowanie:

  • wykonanych zadań,
  • poniesionych kosztów (za wyjątkiem zadań rozliczanych kwotami ryczałtowymi, stawkami jednostkowymi oraz stawkami ryczałtowymi),
  • postępów w realizacji wskaźników produktu i rezultatu.

Wszelkie zasady dotyczące rozliczenia otrzymanego przez Ciebie dofinansowania określone zostały w umowie o dofinansowanie, regulaminie konkursu i innych dokumentach związanych w realizacją programu. To na ich podstawie Instytucja Pośrednicząca (IP) rezerwuje środki w swoim  budżecie. Jednocześnie powinieneś pamiętać, że otrzymanie pełnej kwoty dofinansowania, jaka została zapisana w umowie zależy od udokumentowania poniesionych wydatków na realizację projektu (spełniających wszelkie wymogi Programu), dlatego też zapoznaj się z zasadami dokumentowania wydatków i rozliczania dofinansowania.

Bardzo ważne jest, aby wydatki były ponoszone w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa europejskiego i polskiego oraz dokumentami programowymi.

 

Pamiętaj, że na Tobie spoczywają obowiązki związane z prawidłową i terminową realizacją projektu, a także jego rozliczeniem oraz osiągnięciem i utrzymaniem jego celów wyrażonych przede wszystkim przy pomocy wskaźników.

 

 

ZMIANY W PROJEKCIE

 

Przy rozliczaniu poniesionych wydatków pamiętaj, iż nie jest możliwe przekroczenie łącznej kwoty wydatków kwalifikowalnych w ramach projektu, wynikającej z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu. Ponadto, obowiązują Cię limity wydatków wskazane w odniesieniu do każdego zadania w budżecie projektu w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie, przy czym poniesione wydatki nie muszą być zgodne ze szczegółowym budżetem projektu zawartym w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie. Instytucja rozlicza Cię ze zrealizowanych zadań w ramach projektu. Dopuszczalne jest dokonywanie przesunięć w budżecie projektu określonym w zatwierdzonym na etapie podpisania umowy o dofinansowanie wniosku o dofinansowanie projektu w oparciu o zasady określone przez IP.

Po podpisaniu umowy o dofinansowanie, w trakcie realizacji projektu możesz zgłaszać zmiany w projekcie (za pośrednictwem systemu SL2014). Niektóre z nich nie potrzebują zgody Instytucji Pośredniczącej, zaś inne dotyczące np. wysokości wydatków kwalifikowanych, okresu realizacji projektu czy wysokości wskaźników wymagają zgody IP -szczegółowe zasady dokonywania zmian określa umowa o dofinansowanie projektu.

Więcej informacji na ten temat znajdziesz w zakładce „Dowiedz się co zrobić by dokonać zmian w projekcie”

http://www.rpo.wzp.pl/realizuje-projekt/dowiedz-sie-co-zrobic-dokonac-zmian-w-projekcie

HARMONOGRAM PŁATNOŚCI

Harmonogram płatności stanowiący załącznik do umowy o dofinansowanie projektu wskazuje wydatki planowane i poniesione w podziale na kwartały/miesiące w okresie realizacji projektu. Do systemu SL2014 wprowadź dane spójne z wersją stanowiącą załącznik do umowy o dofinansowanie. Sposób tworzenia, aktualizacji i przesyłania harmonogramu w systemie SL2014 jest opisany w Podręczniku Beneficjenta przygotowanym przez Instytucję Zarządzającą Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Zachodniopomorskiego 2014-2020 (RPOWZ).

http://www.rpo.wzp.pl/o-programie/zapoznaj-sie-z-wytycznymi-programowymi/podrecznik-beneficjenta-sl2014

Harmonogram obejmuje wyłącznie przyszłe miesiące/kwartały: w trakcie sporządzania harmonogramu nie będziesz mógł uzupełniać tabeli danymi dotyczącymi miesięcy już zakończonych, nie będzie także potrzeby aktualizowania danych „historycznych” z harmonogramu do wartości rzeczywiście zrealizowanych w poszczególnych okresach.

Szczegółowe zasady dotyczące składania harmonogramów określa umowa o dofinansowanie projektu.

Sporządzasz harmonogram płatności uwzględniając fakt, iż wysokość transzy zaliczki na dany okres nie przekroczy środków niezbędnych dla prawidłowej realizacji danego etapu projektu i transza wynika ze szczegółowego budżetu i harmonogramu realizacji projektu.

Pamiętaj, że sporządzasz harmonogram płatności w podziale na okresy rozliczeniowe, z zastrzeżeniem, iż datą graniczną ostatniego okresu rozliczeniowego w danym roku kalendarzowym jest dzień 31 grudnia.

Harmonogram płatności może być aktualizowany przed upływem okresu rozliczeniowego, którego aktualizacja dotyczy. Jednocześnie pamiętaj, iż do momentu akceptacji harmonogramu płatności przez IP, obowiązuje Cię harmonogram płatności uprzednio zatwierdzony.

WNIOSEK O PŁATNOŚĆ

Narzędziem służącym do rozliczania projektu jest wniosek o płatność. Wniosek o płatność to dokument, który powinieneś sporządzić i przesłać za pomocą systemu SL2014, w którym należy dołączyć wszystkie załączniki niezbędne z punktu widzenia rozliczania projektu, wymagane przez Instytucję Pośredniczącą.

 

Wniosek o płatność jest składany w kontekście danej wersji umowy/aneksu, dlatego zwróć szczególną uwagę, aby tworzony wniosek był przyporządkowany do właściwej wersji umowy.

 

Wnioski o płatność składaj zgodnie z harmonogramem płatności, zaakceptowanym przez Instytucję Pośredniczącą, z którą zawarłeś umowę.

 

Przez termin złożenia wniosku o płatność rozumie się datę jego opublikowania w systemie SL2014.

 

Przy sporządzaniu kolejnych wniosków o płatność, pamiętaj o zachowaniu ciągłości okresów wykazywanych we wnioskach.  

Każdy złożony wniosek o płatność jest weryfikowany i po akceptacji staje się podstawą do przekazania środków w formie zaliczki lub do refundacji wydatków. Jeżeli formularz wniosku lub załączniki zawierają błędy lub niejasności, podlegają uzupełnieniu lub korekcie. Celem weryfikacji wniosków o płatność jest sprawdzenie przede wszystkim kwalifikowalności wydatków, czyli stwierdzenie, że wydatki zostały poniesione zgodnie z przepisami prawa, zasadami wdrażania projektów realizowanych w ramach RPO WZ oraz z celami RPO WZ. Weryfikacja wniosków o płatność polega na ocenie formalnej, merytorycznej oraz rachunkowej.

  • Weryfikacja formalna pozwala stwierdzić czy wniosek spełnia wszystkie kryteria formalne m.in. kompletności wniosku, terminowości jego złożenia, a także kompletności przedstawionych do wniosku załączników.
  • Weryfikacja merytoryczna polega na sprawdzeniu czy wszystkie poniesione wydatki kwalifikowalne związane z realizacją projektu, spełniają zasady kwalifikowalności wydatków w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego WZ i zostały poniesione zgodnie z przepisami krajowymi i wspólnotowymi.
  • Weryfikacja rachunkowa polega na sprawdzeniu poprawności rachunkowej przedstawionych wydatków oraz załączonych dokumentów.

W przypadku wystąpienia uzasadnionych wątpliwości w trakcie weryfikacji wniosków o płatność, IP ma możliwość podjęcia decyzji o kontroli doraźnej przeprowadzanej na miejscu realizacji lub może zażądać wszelkich dodatkowych dokumentów, informacji i wyjaśnień związanych z realizacją projektu w wyznaczonym przez nią terminie, celem wyjaśnienia wątpliwości dotyczących kwalifikowalności wydatków.

W ramach weryfikacji każdego wniosku o płatność sprawdzeniu podlegają dane uczestników projektu dostępne w SL2014 oraz dokumenty źródłowe dotyczące wydatków wykazanych we wniosku o płatność, przy czym w przypadku projektów rozliczanych:

  1. kwotami ryczałtowymi – sprawdzeniu podlega każdorazowo dokumentacja źródłowa potwierdzająca wykonanie zadań objętych kwotami ryczałtowymi;
  2. stawkami jednostkowymi – sprawdzeniu podlega dokumentacja źródłowa dotycząca rozliczanych we wniosku o płatność stawek jednostkowych;
  3. na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków – sprawdzeniu podlegają
    co najmniej faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej i dowody zapłaty.

Ponadto w celu zapewnienia prawidłowej oceny kwalifikowalności wydatków, w trakcie weryfikacji pierwszego wniosku o płatność rozliczającego wydatki i losowo wybranego kolejnego wniosku dokonywana jest także pogłębiona analiza, polegająca na weryfikacji wszystkich dokumentów źródłowych, co oznacza, że kontroli podlegają:

  1. faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej
  2. dowody zapłaty
  3. pozostałe dokumenty źródłowe dotyczące danego wydatku.

Szczegóły dotyczące sposobu przeprowadzenia pogłębionej analizy zawiera Metodyka doboru dokumentów i danych uczestników do kontroli wniosków o płatność, która stanowi Załącznik nr 1.

Jednocześnie zwróć uwagę na fakt, że IP może na każdym etapie realizacji projektu przeprowadzić pogłębioną analizę na wszystkich wydatkach wykazanych we wniosku o płatność i wszystkich danych uczestników, w szczególności jeżeli w projekcie występują istotne nieprawidłowości lub istnieje uzasadnione podejrzenie ich wystąpienia.

 TERMINY I ZASADY SKŁADANIA WNIOSKÓW O PŁATNOŚĆ

Wniosek o płatność do instytucji udzielającej wsparcia składasz nie rzadziej niż raz na trzy miesiące i nie częściej niż raz w miesiącu, zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie.

  • pierwszy wniosek o płatność, będący podstawą wypłaty pierwszej transzy dofinansowania, składasz niezwłocznie po podpisaniu umowy.
  • drugi i kolejne wnioski o płatność za okresy rozliczeniowe, zgodnie z harmonogramem płatności, składasz do 10 dni (dla projektu realizowanego w partnerstwie – do 15 dni) roboczych od zakończenia okresu rozliczeniowego,
  • wniosek o płatność końcową składasz, przy jednoczesnym zwrocie niewykorzystanych transz dofinansowania na rachunek IP, w terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia okresu realizacji projektu.

Okres za jaki składany jest wniosek o płatność może zawierać niepełne miesiące / kwartały.

Instytucja Pośrednicząca dokonuje weryfikacji pierwszego wniosku o płatność w terminie 5 dni roboczych od dnia jego otrzymania. W przypadku drugiego i kolejnych wniosków o płatność, Instytucja Pośrednicząca dokonuje weryfikacji w terminie 20 dni roboczych od dnia jego otrzymania, przy czym termin ten dotyczy pierwszej złożonej przez Ciebie wersji wniosku o płatność. Kolejne wersje wniosku o płatność podlegają weryfikacji
w terminie do 15 dni roboczych od daty ich otrzymania.

Jednocześnie Instytucja Pośrednicząca zobowiązana jest do zatwierdzenia wniosku o płatność nie później niż w terminie 90 dni kalendarzowych od dnia przedłożenia przez Ciebie jego pierwszej wersji. W przypadku, gdy na 5 dni roboczych przed upływem tego terminu nie złożysz wskazanych przez IP dokumentów potwierdzających rozliczenie wydatków wskazanych we wniosku o płatność, Instytucja Pośrednicząca uznaje w tej części wydatki
za niekwalifikowalne.

W przypadku projektów partnerskich zwróć uwagę na zapisy zawarte w Podręczniku Beneficjenta, które obligują Cię do stosowania metody rozliczania projektu w systemie SL2014 z pominięciem formuły partnerskiej: Lider, składając wniosek o płatność winien oznaczyć pozycje przypisane do danego partnera, poprzez odpowiedni opis w polu Uwagi dla danej pozycji. Wskazana forma rozliczenia ułatwi komunikację pomiędzy IP i Liderem oraz skróci okres weryfikacji wniosku.

RODZAJE WNIOSKÓW O PŁATNOŚĆ

Istnieją następujące rodzaje wniosków o płatność:

Wniosek o zaliczkę – składasz go ubiegając się o wypłatę transzy zaliczki na pokrycie wydatków, które zostaną poniesione w przyszłości tj. po dacie wpływu zaliczki na Twoje konto;

Wniosek o refundację – składasz go, kiedy poniosłeś wydatki związane z realizacją Projektu przed otrzymaniem zaliczki na konto projektowe;

Wniosek rozliczający zaliczkę – składasz go w przypadku kiedy chcesz rozliczyć się z wcześniej przyznanej zaliczki;

Wniosek sprawozdawczy – składasz, gdy jesteś zobowiązany do informowania o postępie rzeczowym (kiedy nie poniosłeś żadnych wydatków kwalifikowanych w danym okresie rozliczeniowym);

Wniosek o płatność końcową – jest to ostatni wniosek rozliczający projekt.

Zwróć uwagę, że możesz jednocześnie:

  • ubiegać się o zaliczkę i refundację kosztów
  • rozliczać zaliczkę i ubiegać się o kolejną transzę zaliczki
  • rozliczać zaliczkę i ubiegać się o refundację poniesionych kosztów
  • rozliczać zaliczkę, ubiegać się o refundację poniesionych kosztów i wnioskować o kolejną transzę zaliczki
  • ubiegać się o refundację kosztów i składać wniosek o płatność końcową
  • łączyć wszystkie rodzaje wniosków o płatność z wnioskiem sprawozdawczym, o ile inne rodzaje się wzajemnie nie wykluczają.

Pamiętaj, że nie możesz:

  • ubiegać się o zaliczkę i jednocześnie składać wniosku o płatność końcową projektu
  • utworzyć kolejnego wniosku, jeżeli złożyłeś już wniosek o płatność końcową i zostałon zatwierdzony przez IP.

Szczegółowa instrukcja wypełniania wniosku przedstawiona jest w Podręczniku Beneficjenta:

http://www.rpo.wzp.pl/o-programie/zapoznaj-sie-z-wytycznymi-programowymi/podrecznik-beneficjenta-sl2014

 

MIESIĘCZNY HARMONOGRAM UDZIELANIA WSPARCIA

W przypadku umów o dofinansowanie projektów zawartych w ramach Działania 8.10 RPO WZ po 06.12.2019 r. oraz projektów wyłonionych w ramach konkursu nr RPZP.06.05.00-IP.02-32-K40/18 dla Działania 6.5 RPO WZ , Beneficjent wypełnia miesięczny harmonogram udzielania wsparcia i przesyła go do Instytucji Pośredniczącej za pomocą SL2014  w terminie do 28-go dnia każdego miesiąca realizacji Projektu, przy czym informacje o udzielanym wsparciu zawarte w harmonogramie powinny dotyczyć miesiąca następnego.

W przypadku, gdy nie jest udzielane wparcie w miesiącu, za który składany jest harmonogram, Beneficjent jest również zobowiązany do jego złożenia we wskazanym powyżej terminie.

Ponadto, Beneficjent jest zobowiązany do bieżącego aktualizowania informacji zawartych w harmonogramie – w przypadku wystąpienia zmiany informacji zawartych w harmonogramie, Beneficjent dokonuje aktualizacji harmonogramu i przesyła go  do Instytucji Pośredniczącej za pomocą SL2014 w terminie maksymalnie 1 dnia roboczego od wystąpienia tej zmiany.

Harmonogram należy wypełniać na aktualnie obowiązującej wersji wzoru harmonogramu, który znajduje się poniżej.

Miesięczny harmonogram udzielania wsparcia – wersja 1.0

DOKUMENTACJA W PROJEKCIE

Aby móc rozliczyć projekt, należy przedstawić odpowiednie dokumenty poświadczające przede wszystkim prawidłowość ponoszenia wydatków, ale także realizację zadań związanych z projektem. We wnioskach o płatność załączane są skany niezbędnych dokumentów, natomiast podczas kontroli na miejscu realizacji projektu sprawdzane są ich oryginały.

Twoją powinnością, jak każdego Beneficjenta realizującego projekt, jest prowadzenie, zgodnie z obowiązującymi przepisami, wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizacji projektu. Ewidencja księgowa musi w sposób przejrzysty i jednoznaczny umożliwić identyfikację poszczególnych operacji księgowych. Oznacza to, że dokumenty co do zasady powinny być ujmowane w księgach rachunkowych na specjalnie utworzonych kontach.

Ważnym jest również, abyś wszystkie płatności w projekcie ponosił z rachunku bankowego utworzonego specjalnie dla projektu i wskazanego w umowie o dofinansowanie.

W każdym momencie realizacji projektu, jak i po jego zakończeniu dokumentacja finansowa w projekcie może podlegać kontroli, dlatego też zobowiązany jesteś do posiadania i przechowywania oryginałów wszelkich dokumentów potwierdzających kwalifikowalność wydatków w projekcie.

Wszystkie dokumenty związane z realizacją projektu powinny być przechowywane w miejscu wskazanym w umowie o dofinansowanie w okresie od rozpoczęcia realizacji projektu do końca okresu archiwizacji wskazanego w umowie o dofinansowanie.

 

ZAKRES ZAŁĄCZNIKÓW DO WNIOSKU BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ

Przygotowując załączniki do wniosku o płatność bazuj na oryginałach dokumentów posiadających stosowne opisy, o których mowa w Podręczniku Beneficjenta wraz z ewentualnymi dekretami księgowymi. Dokumenty te powinny być opatrzone tytułem projektu i numerem umowy o dofinansowanie projektu oraz adnotacją „Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego oraz budżetu państwa (jeżeli dotyczy) w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego 2014 – 2020”. Jednocześnie, aby pracownik IP mógł zweryfikować w sposób szybki i jednoznaczny poprawność poniesionego wydatku zaleca się, żeby na dokumencie znalazł się zapis określający (np. w formie pieczątki) poniższe informacje:

  • kwotę wydatku
  • nr/nazwę zadania, do którego należy go przypisać
  • nr wniosku, w którym ujęto w/w wydatek.

Dokładny i rzetelny opis ma zapobiec próbom wykorzystania tego samego dokumentu do uzyskania zwrotu kosztów w więcej niż jednym projekcie.

Minimalny zakres dokumentów potwierdzających wydatek przedstawia poniższa tabela:

MINIMALNY ZAKRES DOKUMENTÓW POTWIERDZAJĄCYCH
WYDATEK
rodzaj wydatku zakres weryfikacji wydatków przez Opiekuna
zakupy poniżej 20 000 zł netto 1) faktura, rachunek lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej
2) wyciąg bankowy lub inny dowód zapłaty
3) protokół odbioru – jeśli dotyczy
4) oświadczenie o braku podwójnego finansowania wydatku
5) uzasadnienie dla zakupu poza procedurami wyboru wykonawcy
zakupy powyżej 20 000 zł netto,
wydatki o wartości
od 20 do 50 tys. zł netto włącznie (rozeznanie rynku)
1)
W celu potwierdzenia przeprowadzenia rozeznania rynku konieczne jest udokumentowanie dokonanej  analizy cen/cenników potencjalnych wykonawców zamówienia – wraz z analizowanymi cennikami (conajmniej 2 cenniki).Cenniki można pozyskać ze stron internetowych wykonawców lub poprzez upublicznienie opisu przedmiotu zamówienia wraz z  zapytaniem o cenę na stronie internetowej beneficjenta lub skierowanie zapytań o cenę wraz z   opisem przedmiotu zamówienia do potencjalnych wykonawców
2) protokół odbioru (jeśli dotyczy)
3) faktura, rachunek lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej
4) wyciąg bankowy lub inny dowód zapłaty
5) uzasadnienie dla zastosowania /nie zastosowania odpowiedniego trybu zamówienia tj. rozeznanie rynku (pisemne oświadczenie Beneficjenta, że nie zachodzą przesłanki do zastosowania innej procedury wyboru wykonawcy)
6) oświadczenie o braku podwójnego finansowania wydatku
zakup zgodnie z zasadą konkurencyjności
(zakupy od 50 000 zł netto do 30 000 euro netto dla podmiotów publicznych, zakupy powyżej 50 000 zł netto dla pozostałych podmiotów)
1) potwierdzenie upublicznienia zapytania ofertowego na stronie internetowej  https://bazakonkurencyjnosci.fundusze europejskie.gov.pl/ (wydruk potwierdzający zamieszczenie zapytania ofertowego na stronie www.)
2) zapytanie ofertowe wraz z załącznikami
3) protokół z przeprowadzonego postępowania wraz z załącznikami (m.in. wszystkie otrzymane oferty, oświadczenie o braku powiązań osobowo-kapitałowych)
4) informacja o wyborze wykonawcy – wydruk z bazy konkurencyjności potwierdzający dokonanie upublicznienia wyniku postępowania  (również w przypadku braku złożonych ofert)
5) umowa z wykonawcą wraz z załącznikami (jeśli dotyczy)
6) faktura, rachunek lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej, protokół odbioru (jeśli dotyczy)
7) wyciąg bankowy lub inny dowód zapłaty
8) uzasadnienie dla zastosowania /nie zastosowania odpowiedniego trybu zamówienia tj. zasady konkurencyjności (pisemne oświadczenie Beneficjenta, że nie zachodzą przesłanki do zastosowania innej procedury wyboru wykonawcy)
9) w przypadku JST- dokumentacja z szacowania wartości zamówienia
10) oświadczenie o braku podwójnego finansowania wydatku
zakupy na podstawie PZP 1) wydruk potwierdzający ogłoszenie o zamówieniu z BZP lub Dz. U. UE (jeśli dotyczy) wraz z ewentualnymi ogłoszeniami o zmianie ogłoszenia
2) SIWZ wraz z Opisem Przedmiotu Zamówienia i wzorami załączników
3) kopia protokołu z postępowania (druk ZP – odpowiedni do zastosowanego trybu postępowania) wraz z załącznikami
4) potwierdzenie upublicznienia wyboru wykonawcy (wydruk z BZP)
5) umowa z wykonawcą wraz z załącznikami
6) faktura/rachunek
7) protokół z przeprowadzonego postępowania wraz z załącznikami (m.in. wszystkie otrzymane oferty)
8) wyciąg bankowy lub inny dowód zapłaty
9 ) oświadczenie o braku podwójnego finansowania wydatku
usługi społeczne i inne szczególne usługi jeżeli wartość zamówienia jest:    *mniejsza niż 750 000,00 euro – w przypadku zamówień innych niż sektorowe;                             *mniejsza niż 1 000 000,00 euro – w przypadku zamówień sektorowych tzw. podprogowe zamówienia społeczne 1) wydruk potwierdzający ogłoszenie o zamówieniu na stronie podmiotowej BIP lub na stronie internetowej beneficjenta (jeżeli nie ma strony podmiotowej BIP)
2) potwierdzenie wyboru wykonawcy na stronie podmiotowej BIP lub na stronie internetowej Beneficjenta (jeżeli nie ma strony podmiotowej BIP) – również w przypadku nieudzielenia zamówienia
3) faktura/rachunek lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej
4) protokół odbioru – jeśli dotyczy
5) wyciąg bankowy lub inny dowód zapłaty
6) uzasadnienie dla zastosowania /nie zastosowania odpowiedniego trybu zamówienia (pisemne oświadczenie Beneficjenta, że nie zachodzą przesłanki do zastosowania innej procedury wyboru wykonawcy)
7) oświadczenie o braku podwójnego finansowania wydatku
wynagrodzenie personelu projektu – dotyczy osób zatrudnionych
na umowę o pracę
1) umowa o pracę obowiązująca w okresie realizacji projektu
2) zakres czynności w projekcie
3) oddelegowanie pracownika na czas realizacji projektu – jeśli dotyczy
4) oświadczenie dot. zaangażowania zawodowego (łączne zaangażowanie zawodowe tej osoby w realizację wszystkich projektów finansowanych z funduszy strukturalnych i działań finansowanych z inych źródeł, w tym środków własnych Beneficjenta i innych podmiotów, nie przekracza 276 godzin miesięcznie).
5) lista płac, potwierdzenie zapłaty wynagrodzenia (np. wyciąg bankowy)
6) deklaracja ZUS DRA, raport RCA
7) dokumenty potwierdzające wypłatę i przekazanie środków do ZUS i US
8) oświadczenie o braku podwójnego finansowania wydatku
wynagrodzenie wykonawcy – umowy cywilnoprawne 1) umowa
2) rachunek
3) deklaracja ZUS DRA, raport RCA (dotyczy rachunku)
4) dokumenty potwierdzające wypłatę i przekazanie środków do ZUS i US (dotyczy rachunku)
5) dowód zapłaty rachunku
6) dokumenty potwierdzające przeprowadzenie rozeznania rynku/zasady konkurencyjności (jeśli dotyczy)
7) oświadczenie o braku podwójnego finansowania wydatku
8) oświadczenie, że osoba zatrudniona na umowę cywilnoprawną nie jest pracownikiem Beneficjenta
9) w przypadku trenera prowadzącego szkolenie, pod rachunek,umowę należy dołączyć listy obecności uczestników szkolenia, podpisane przez trenera prowadzącego dane szkolenie**
wkład własny – niepieniężny 1) dokumenty o wartości dowodowej równoważnej fakturom lub innym dokumentom potwierdzającym wartość wniesionego wkładu własnego
2) w przypadku nieruchomości – dokument potwierdzający wartość rynkową (sporządzony przez uprawnionego rzeczoznawcę)
3) w przypadku sal szkoleniowych – dokument potwierdzający wyliczenie wkładu na podstawie cennika stosowanego przez daną instytucję – najlepszą formą będzie przedstawienie metodologii wyliczenia wkładu własnego  (wartość wnoszonego wkładu niepieniężnego nie może przekraczać jego wartości rynkowej, określonej na dzień wniesienia) wraz z oświadczeniem o wysokości wkładu własnego
4) przypadku  nieodpłatnej  pracy  wykonywanej  przez  wolontariuszy – dokument przedstawiający pracę wolontariusza, stanowiący odpowiednik dowodu księgowego wraz z:

a) umową zawartą z wolontariuszem, z której m.in. będzie wynikać: rodzaj wykonywanej przez wolontariusza pracy (tj. jego stanowisko w projekcie),
b) opisem zakresu wykonywanej pracy przez wolontariusza, jeżeli nie wynika to wprost z zawartej umowy,
c) kartą czasu pracy opatrzoną datą zatwierdzenia i podpisaną przez wolontariusza oraz Beneficjenta,
d) wyceną stawki godzinowej/dziennej przyjętej dla obliczenia kosztów pracy wolontariusza,
e) oświadczeniem dot. zaangażowania zawodowego (łączne zaangażowanie zawodowe tej osoby w realizację wszystkich projektów finansowanych z funduszy strukturalnych i działań finansowanych z inych źródeł, w tym środków własnych beneficjenta i innych podmiotów, nie przekracza 276 godzin miesięcznie),
f) oświadczeniem Beneficjenta, że nieodpłatna praca wykonywana w ramach wolontariatu nie dotyczy zadań, które są realizowane przez pozostały personel merytoryczny projektu.

5) oświadczenie o braku podwójnego finansowania wydatku
uczestnicy 1) formularz rekrutacyjny lub inny dokument potwierdzający zakres danych osobowych powierzonych do przetwarzania, podpisany przez uczestnika projektu
2) oświadczenie uczestnika projektu o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych, zgodnie z wzorem z Umowy o dofinansowanie projektu
3) dokumenty potwierdzające spełnienie kryteriów grupy docelowej, określonych we wniosku o dofinansowanie oraz Regulaminie Konkursu (jeżeli nie wynika z formularza rekturacyjnego) – z wyłączeniem dokumentów wrażliwych np.: oświadczeń o niepełnosprawności
4) lista obecności na zajęciach lub inny równoważny dokument potwierdzający obecność  (nie dotyczy projektów rozliczanych metodami uproszczonymi)
5) potwierdzenie odbioru materiałów szkoleniowych – jeśli dotyczy
* nie dotyczy projektów rozliczanych metodami uproszczonymi

** Lista musi jednoznacznie wskazywać jakiego szkolenia dotyczy, kiedy się odbyło, w ramach jakiego projektu udzielono wsparcia, czytelny podpis trenera oraz podpis uczestników potwierdzających przeprowadzenie szkolenia.

Wzory oświadczeń oraz minimalny zakres dokumentów dotyczący staży przedstawiają poniższe tabela :

REFUNDACJA DODATKU DO WYNAGRODZENIA OPIEKUNA STAŻYSTY  – PRACOWNIK PRACODAWCY
próba płytka próba pogłębiona
dofinansowanie dokument nota obciążeniowa wystawiona przez pracodawcę na beneficjenta/partnera – nota obciążeniowa wystawiona przez pracodawcę na beneficjenta/partnera
– lista wypłat dot .dodatku do wynagrodzenia
– jeśli beneficjent nie sporządza list wypłat dot. dodatku do wynagrodzenia (jako odrębnego dokumentu) – oświadczenie, że w wynagrodzeniu pracownika jest zawarte wynagrodzenie za opiekę nad konkretnym uczestnikiem stażu
data wystawienia data wystawienia noty data wystawienia noty
data zapłaty data refundacji – zapłaty noty z konta projektowego na konto pracodawcy data refundacji – zapłaty noty z konta projektowego na konto pracodawcy
wyciąg bankowy potwierdzający zapłatę
wkład własny pieniężny dokument oświadczenie o wniesieniu wkładu własnego – oświadczenie o wniesieniu wkładu własnego
– lista wypłat dot. dodatku do wynagrodzenia
– jeśli beneficjent nie sporządza list wypłat dot. dodatku do wynagrodzenia (jako odrębnego dokumentu) – oświadczenie, że w wynagrodzeniu pracownika jest zawarte wynagrodzenie za opiekę nad konkretnym uczestnikiem stażu
data wystawienia data wystawienia oświadczenia data wystawienia oświadczenia
data zapłaty data zapłaty wynagrodzenia + oświadczenie, że w tym wynagrodzeniu była zawarta refundacja wynagrodzenia za opiekę nad stażystą – data zapłaty wynagrodzenia
– oświadczenie, że w tym wynagrodzeniu była zawarta refundacja wynagrodzenia za opiekę nad stażystą
REFUNDACJA ZAANGAŻOWANIA OPIEKUNA STAŻYSTY – OSOBA PROWADZĄCA JEDNOOSOBOWĄ DZIAŁALNOŚĆ GOSPODARCZĄ
próba płytka próba pogłębiona
dofinansowanie dokument  -nota obciążeniowa lub faktura VAT (patrz poniżej) wystawiona przez osobę prowadzącą działalność gospodarczą na beneficjenta/partnera zawierająca wyliczenie (np. ilość miesięcy sprawowanej opieki x kwota)
UWAGA: zgodnie z Wytycznymi kwota ta nie może być rozliczana w wysokości przekraczającej 500,00 złotych brutto miesięcznie
 -nota obciążeniowa lub faktura VAT (patrz poniżej) wystawiona przez osobę prowadzącą działalność gospodarczą na beneficjenta/partnera zawierająca wyliczenie (np. ilość miesięcy sprawowanej opieki x kwota)
UWAGA: zgodnie z Wytycznymi kwota ta nie może być rozliczana w wysokości przekraczającej 500,00 złotych brutto miesięcznie
– umowa o staż
data wystawienia data wystawienia noty/faktury data wystawienia noty/faktury
data zapłaty data refundacji – data zapłaty noty/faktury z konta projektowego na konto osoby prowadzącej działalność gospodarczą data refundacji – data zapłaty noty/faktury z konta projektowego na konto osoby prowadzącej działalność gospodarczą
wyciąg bankowy potwierdzający zapłatę
wkład własny niepieniężny dokument oświadczenie o wniesieniu wkładu własnego
UWAGA: kwota ta nie może być rozliczana w wysokości przekraczającej 500,00 złotych brutto miesięcznie
– oświadczenie o wniesieniu wkładu własnego, w ramach wkładu własnego pracodawców
– umowa o staż
data wystawienia data wystawienia oświadczenia data wystawienia oświadczenia
data zapłaty data wystawienia oświadczenia data wystawienia oświadczenia
SZKOLENIE (np. BHP) PRZEPROWADZONE PRZEZ PRACOWNIKA PRACODAWCY  (w zakresie swoich obowiązków służbowych,
czyli zapłata następuje w formie refundacji wynagrodzenia za pracę)
próba płytka próba pogłębiona
dofinansowanie dokument nota obciążeniowa/wniosek o refundację wystawiona przez pracodawcę na beneficjenta/partnera – nota obciążeniowa/wniosek o refundację wystawiona przez pracodawcę na beneficjenta/partnera
– umowa o staż
data wystawienia data wystawienia noty data wystawienia noty
data zapłaty data refundacji – zapłaty noty/wniosku o refundację z konta projektowego na konto pracodawcy – data refundacji – zapłaty noty/wniosku o refundację z konta projektowego na konto pracodawcy
– oświadczenie pracodawcy/organizatora stażu o tym, że w wynagrodzeniu wskazanego pracownika, zawarte jest wynagrodzenie za przeprowadzone szkolenie
wyciąg bankowy potwierdzający zapłatę
wkład własny pieniężny dokument oświadczenie o wniesieniu wkładu własnego – oświadczenie o wniesieniu wkładu własnego
– umowa o staż
data wystawienia data wystawienia oświadczenia data wystawienia oświadczenia
data zapłaty data zapłaty poszczególnych wynagrodzeń + oświadczenie, że w tym wynagrodzeniu była zawarta refundacja za przeprowadzone szkolenie – data zapłaty poszczególnych wynagrodzeń + oświadczenie, że w tym wynagrodzeniu była zawarta refundacja za przeprowadzone szkolenie
– oświadczenie pracodawcy/organizatora stażu o tym, że w wynagrodzeniu wskazanego pracownika, zawarte jest wynagrodzenie za przeprowadzone szkolenie
SZKOLENIE (np. BHP) PRZEPROWADZONE PRZEZ OSOBĘ PROWADZĄCĄ DZIAŁALNOŚĆ GOSPODARCZĄ
próba płytka próba pogłębiona
dofinansowanie dokument faktura VAT faktura VAT
umowa o staż
data wystawienia data wystawienia faktury data wystawienia faktury
data zapłaty data zapłaty, na podstawie wyciągu bankowego data zapłaty, na podstawie wyciągu bankowego
wyciąg bankowy potwierdzający zapłatę
wkład własny niepieniężny dokument oświadczenie o wniesieniu wkładu własnego, w ramach wkładu własnego pracodawców – oświadczenie o wniesieniu wkładu własnego, w ramach wkładu własnego pracodawców
– umowa o staż
data wystawienia data wystawienia oświadczenia data wystawienia oświadczenia
data zapłaty data wystawienia oświadczenia data wystawienia oświadczenia
KOSZTY ZUŻYTYCH MATERIAŁÓW W RAMACH ODBYTEGO STAŻU
próba płytka próba pogłębiona
dofinansowanie dokument wniosek o refundację/nota/zestawienie – w dokumencie są wymienione faktury wystawione na pracodawcę/organizatora stażu – wniosek o refundację/nota/zestawienie – w dokumencie są wymienione faktury wystawione na pracodawcę/organizatora stażu
– umowa o staż
– faktury zakupu konkretnych materiałów (dokumenty z datą zakupu w okresie realizacji projektu)
data wystawienia data wystawienia wniosku/noty/zestawienia data wystawienia wniosku/noty/zestawienia
data zapłaty data zapłaty, na podstawie wyciągu bankowego – data refundacji/zapłaty przez beneficjenta na rzecz pracodawcy/organizatora stażu data zapłaty, na podstawie wyciągu bankowego – data refundacji/zapłaty przez beneficjenta na rzecz pracodawcy/organizatora stażu
wyciąg bankowy potwierdzający zapłatę
wkład własny niepieniężny dokument – oświadczenie o wniesieniu wkładu własnego, w ramach wkładu własnego pracodawców – oświadczenie o wniesieniu wkładu własnego, w ramach wkładu własnego pracodawców
– metodologia wyliczenia wkładu oparta na dokumentach źródłowych
– umowa o staż
data wystawienia data wystawienia oświadczenia data wystawienia oświadczenia
data zapłaty data wystawienia oświadczenia data wystawienia oświadczenia
wkład własny pieniężny dokument – oświadczenie o wniesieniu wkładu własnego, w ramach wkładu własnego pracodawców – w dokumencie są wymienione faktury wystawione na pracodawcę/organizatora stażu – oświadczenie o wniesieniu wkładu własnego, w ramach wkładu własnego pracodawców – w dokumencie są wymienione faktury wystawione na pracodawcę/organizatora stażu
– umowa o staż
– faktury zakupu konkretnych materiałów (dokumenty z datą zakupu w okresie realizacji projektu)
data wystawienia data wystawienia oświadczenia data wystawienia oświadczenia
data zapłaty data wystawienia oświadczenia data wystawienia oświadczenia
WYPŁATA STYPENDIUM STAŻOWEGO
próba płytka próba pogłębiona
dofinansowanie dokument lista wypłat stypendium – lista wypłat stypendium
– umowa stażowa wraz załącznikami (np. lista obecności stażysty na 150 godzinach stażu, opinia o stażu lub inne równoważne dokumenty potwierdzające fakt odbycia się stażu)
data wystawienia data wystawienia listy wypłat data wystawienia listy wypłat
data zapłaty data zapłaty stypendium, na podstawie wyciągu bankowego data zapłaty stypendium, na podstawie wyciągu bankowego
wyciąg bankowy potwierdzający zapłatę
wkład własny pieniężny dokument oświadczenie o wniesieniu wkładu własnego – oświadczenie o wniesieniu wkładu własnego
– umowa stażowa wraz załącznikami (np. lista obecności stażysty na 150 godzinach stażu, opinia o stażu lub inne równoważne dokumenty potwierdzające fakt odbycia się stażu)
data wystawienia data wystawienia oświadczenia/listy wypłat data wystawienia oświadczenia/listy wypłat
data zapłaty data zapłaty poszczególnych stypendiów zawartych w liście wypłat data zapłaty poszczególnych stypendiów zawartych w liście wypłat
REFUNDACJA CZĘŚCI WYNAGRODZENIA OPIEKUNA STAŻYSTY (zwolnienie pracownika od świadczenia pracy na rzecz realizacji zadań związanych z opieką nad stażystą)  – może dotyczyć tylko PRACOWNIKA PRACODAWCY
próba płytka próba pogłębiona
dofinansowanie dokument nota obciążeniowa wystawiona przez pracodawcę na beneficjenta/partnera – nota obciążeniowa wystawiona przez pracodawcę na beneficjenta/partnera
– lista wypłat wynagrodzenia
– oświadczenie pracodawcy (wzór w załączeniu)
– oświadczenie pracownika (wzór w załączeniu)
data wystawienia data wystawienia noty data wystawienia noty
data zapłaty data refundacji – zapłaty noty z konta projektowego na konto pracodawcy data refundacji – zapłaty noty z konta projektowego na konto pracodawcy
wyciąg bankowy potwierdzający zapłatę
wkład własny pieniężny dokument oświadczenie o wniesieniu wkładu własnego – oświadczenie o wniesieniu wkładu własnego
– lista wypłat wynagrodzenia
– oświadczenie pracodawcy (wzór w załączeniu)
– oświadczenie pracownika (wzór w załączeniu)
data wystawienia data wystawienia oświadczenia data wystawienia oświadczenia
data zapłaty data zapłaty wynagrodzenia + oświadczenie, że w tym wynagrodzeniu była zawarta refundacja wynagrodzenia za opiekę nad stażystą – data zapłaty wynagrodzenia
– oświadczenie, że w tym wynagrodzeniu była zawarta refundacja wynagrodzenia za opiekę nad stażystą
* w przypadku przedstawienia do rozliczenia Faktury VAT, beneficjent powinien dołączyć indywidualną interpretację właściwego organu skarbowego

 

 

OŚWIADCZENIE PRACODAWCY

 

dot. częściowego zwolnienia od świadczenia pracy dla pracodawcy, na rzecz realizacji zadań związanych z opieką nad stażystą/grupą stażystów

 

Dane firmy: …………………………………………………..

Dane dotyczące opiekuna stażystki/ty:

  1. Imię i nazwisko: ………………………………………………………………………
  1. Stanowisko: ……………………………………………………………………………
  1. Podstawa i wymiar zatrudnienia: ………………………………………………………

Dane dotyczące stażysty/grupy stażystów:

  1. Imię i nazwisko: ………………………………………………………………………..
  1. Imię i nazwisko: ………………………………………………………………………..

Oświadczam, iż na sprawowanie opieki nad stażystą/grupą stażystów Pan/Pani ………………… przeznaczył/a ……………. godzin miesięcznie.

Okres pełnienia funkcji opiekuna stażysty przez oddelegowanego pracownika Całkowita wysokość miesięcznego wynagrodzenia brutto Liczba godzin pracy wynikająca z umowy będącej podstawą zatrudnienia Liczba godzin, które Opiekun stażysty przeznaczył na sprawowanie opieki nad stażystą w miesiącu – zgodnie z oświadczeniem Wysokość wkładu własnego pracodawcy (kolumna 2 : kolumna 3) x kolumna 4
1 2 3 4 5

..….………………………………….                       …………………………………….

           (miejscowość, data)                                                      (podpis pracownika)

OŚWIADCZENIE PRACOWNIKA

 

dot. częściowego zwolnienia od świadczenia pracy na rzecz realizacji zadań związanych z opieką nad stażystą/grupą stażystów

 

Dane firmy: …………………………………………………..

Dane dotyczące opiekuna stażystki/ty:

  1. Imię i nazwisko: ………………………………………………………………………
  1. Stanowisko: ……………………………………………………………………………
  1. Podstawa i wymiar zatrudnienia: ………………………………………………………

Oświadczam, iż w okresie pełnienia funkcji opiekuna stażysty, tj. od ……………do …………

pobierałam/łem wynagrodzenie w wysokości: ………………… brutto miesięcznie.

Całkowity miesięczny koszt mojego wynagrodzenia wynosi: …………………………. zł

.….………………………………….                       …………………………………….

           (miejscowość, data)                                                   (podpis pracownika)

Jednocześnie pamiętaj o tym, że obowiązują Cię zapisy umowy o dofinansowanie projektu, jak również zapisy Podręcznika Beneficjenta wraz z Załącznikiem 1 określającym Zasady dokumentowania wydatków kwalifikowanych w ramach RPO WZ 2014-2020, przygotowane przez Instytucję Zarządzającą RPO WZ.

Sposób wykazywania dokumentów we wnioskach o płatność

– materiał obowiązujący dla Beneficjentów.

Instytucja Pośrednicząca zaleca następujący sposób wypełniania zakładki Zestawienie wydatków w ramach postępu finansowego we wnioskach o płatność:

  • Wszystkie dokumenty przedstawione do rozliczenia we wnioskach o płatność dotyczące realizowanego projektu powinny być oznaczone w sposób umożliwiający weryfikację i powiązanie go z realizowanym projektem oraz księgowane w sposób umożliwiający ich szybką, łatwą i jednoznaczną identyfikację.
  • W zestawieniu wydatków powinno znaleźć się tyle wierszy ile dokumentów przedstawionych jest do rozliczenia. Wyjątek stanowi sytuacja w której w ramach jednego dokumentu księgowego znajdują się wydatki przypisane różnym zadaniom. Wówczas jeden dokument może zostać wskazany w kilku zadaniach, jednak nazwa towaru/usługi powinna być różnicowana dla każdego zadania. W takiej sytuacji należy dokonać odpowiedniego podziału kwot tak, aby nie dublować wartości, które przedstawiane są do rozliczenia.
  • W polu NR KSIĘGOWY LUB EWIDENCYJNY należy wskazać numer księgowy lub ewidencyjny dla dokumentu przedstawionego do rozliczenia w polu NR DOKUMENTU, jaki został nadany przez osobę prowadzącą ewidencję księgową lub księgi rachunkowe. Numer księgowy/ewidencyjny musi być widoczny na skanie dokumentu przysłanego do IP celem weryfikacji.

 

  • W polu NIP WYSTAWCY DOKUMENTU/PESEL należy obligatoryjnie wskazać NIP lub PESEL wystawcy dokumentu przedstawionego do rozliczenia w polu NR DOKUMENTU (w przypadku dokumentów, wystawianych przez beneficjenta np.: lista płac, należy wskazać NIP beneficjenta).

 

  • W polu DATA WYSTAWIENIA DOKUMENTU oraz DATA ZAPŁATY należy wskazać datę wynikającą z przedstawionego do rozliczenia dokumentu księgowego (nie należy wpisywać daty refundacji). W przypadku, gdy data zapłaty jest wcześniejsza niż data wystawienia należy uzupełnić pole UWAGI uzasadniając przyczynę, np. faktura proforma, nota księgowa, itp.
  • W polu NAZWA TOWARU/USŁUGI należy wskazać nazwę towaru lub usługi wynikającą z przedstawionego do rozliczenia dokumentu księgowego. Jeżeli na dokumencie księgowym widnieje wiele pozycji, a wydatki dotyczą jednego rodzaju asortymentu, można podać zbiorczą nazwę bez przepisywania wszystkich pozycji z faktury.
  • W polu KATEGORIA KOSZTU/NAZWA KOSZTU należy wybrać z listy rozwijanej odpowiednią dla danego dokumentu księgowego oraz zgodną z budżetem wniosku o dofinansowanie kategorię z przypisaną do niej nazwą kosztu, zgodnie z tym jak określone zostało to w umowie o dofinansowanie dla danego zadania. Jeżeli jeden dokument wykazany w zestawieniu dotyczy kilku kombinacji wartości kategorii kosztów, istnieje możliwość dodania kolejnych pozycji kategorii kosztu przy pomocy funkcji
  • W polu UWAGI można zamieścić inne dodatkowe informacje opisowe, wyjaśnienia dotyczące konkretnego dokumentu wykazanego w zestawieniu, które umożliwią pracownikom IP sprawniejszą ocenę i zatwierdzenie wniosku o płatność. Przykładowo, w polu UWAGI można zamieścić informacje dotyczące: płatności w częściach, faktur zaliczkowych, proformy, różnych stawek VAT itp.

SPOSÓB PRZEKAZYWANIA ZAŁĄCZNIKÓW

Wszystkie dokumenty przekazywane pomiędzy Beneficjentem, a Instytucją Pośredniczącą powinny być załączane jednokrotnie. Ponadto, całą korespondencję na etapie weryfikacji wniosku o płatność należy prowadzić za pośrednictwem SL2014 (co oznacza, że nie powinieneś przekazywać dokumentów czy wyjaśnień na adresy mailowe osób weryfikujących WNP).

Przed przesłaniem załączników potwierdzających wydatki ujęte we wniosku o płatność, przygotuj je w sposób umożliwiający łatwą identyfikację dokumentów.

Przygotowując dokumenty do wniosków  o płatność postępuj zgodnie z poniższą instrukcją:

  1. a) w module korespondencja, w tytule wiadomości podaj numer wniosku o płatność i temat, którego wiadomość dotyczy (np. Dokumenty do pogłębionej analizy do WNP nr….., albo Wyjaśnienia do WNP nr….)
  2. b) załączniki odnoszące się bezpośrednio tylko do jednej pozycji w zestawieniu wydatków przygotuj w następujący sposób:

– w postaci jednego dokumentu (jeden plik) zawierającego wszystkie dokumenty identyfikujące wydatek. Nazwa pliku powinna być tożsama z numerem dokumentu, którego dotyczy;

– w postaci kilku plików zawierających poszczególne dokumenty identyfikujące wydatek skompresowane w jeden, którego nazwę tworzy się w ten sam sposób, jak w powyższym przykładzie.

W szczególnych sytuacjach, gdy dany załącznik dotyczy więcej niż jednej pozycji w zestawieniu, powinien zostać załączony za pośrednictwem zakładki Załączniki/Inne dokumenty, gdzie należy wypełnić m.in. rubrykę Nazwa dokumentu, umieszczając nazwę załączanego pliku nadaną według powyższych zasad.

Załączniki należy przesłać drogą elektroniczną w systemie SL2014, w postaci zeskanowanych oryginałów dokumentów.

UWAGA! Pamiętaj o tym, że niezastosowanie się do zaleceń IP będzie skutkowało negatywną oceną wniosku o płatność.

ANONIMIZACJA DANYCH

Instytucja Pośrednicząca przypomina, że powierzyła Tobie przetwarzanie danych osobowych w ramach projektu.

Zakres danych osobowych powierzonych do przetwarzania w ramach projektu zawarty jest w załączniku nr 5 do umowy do dofinansowanie projektu. Pamiętaj, że dokumenty załączane do wniosków o płatność również podlegają ograniczeniom zawartym w ww. załączniku i nie wszystkie powinny umożliwiać identyfikację uczestników np. nie jest dopuszczalne zbieranie  numerów dowodów osobistych uczestników projektów. Tym samym kwestią, która powinna podlegać szczególnej Twojej uwadze jest konieczność „anonimizacji” list płac (jeżeli dotyczy). Instytucja Pośrednicząca zaleca, aby w tym przypadku sporządzić zestawienie pracowników tzw. szyfrator, w którym do każdego nazwiska, przypisany byłby indywidualny numer. Przedmiotowy szyfrator byłby jednorazowo przekazywany drogą pocztową do IP. Jednocześnie na listach płac należy ukryć (poprzez zamazanie) nazwiska pracowników tam widniejących i zastąpić je numerami z szyfratora. Tak przygotowaną listę płac należy zeskanować i dopiero wtedy załączyć do wniosku o płatność.  Plik z przedmiotowymi skanami należy dodatkowo opatrzyć hasłem, które będzie  przekazywane do IP odrębnym mailem.

Podsumowując, miej na uwadze, że to na Tobie spoczywa szczególny obowiązek dbałości o prawidłowe i zgodne z założonymi celami wydatkowanie środków unijnych, dlatego też powinieneś na bieżąco śledzić wszelkie dokumenty, wytyczne oraz zapisy w umowie o dofinansowanie.

Załącznik nr 1

Metodyka doboru dokumentów i danych uczestników do weryfikacji wniosku o płatność w ramach RPO WZ

Metodyka opracowana została w celu ujednolicenia zasad doboru dokumentów źródłowych służących pomocą przy weryfikacji wniosków o płatność.

I. Ogólne informacje dotyczące weryfikacji wniosków o płatność

  1. Weryfikacja wniosków o płatność prowadzona jest razem z weryfikacją danych uczestników, które stanowiły podstawę do sporządzenia wniosku o płatność. Wniosek o płatność i dane uczestników są weryfikowane w całości przez pracownika Instytucji Pośredniczącej (IP), wyznaczonego jako opiekun projektu. Zgodnie z zasadą „dwóch par oczu”, zweryfikowane przez opiekuna dokumenty podlegają ponownej weryfikacji przez bezpośredniego przełożonego opiekuna projektu lub inną wyznaczoną osobę.
  2. Przed przystąpieniem do weryfikacji wniosku o płatność osoba weryfikująca jest zobowiązana do podpisania deklaracji bezstronności.
  3. W ramach weryfikacji każdego wniosku o płatność sprawdzeniu podlegają dane uczestników projektu dostępne w SL2014 oraz dokumenty źródłowe dotyczące wydatków wykazanych we wniosku o płatność, przy czym w tym zakresie:

a) w przypadku projektów rozliczających kwoty ryczałtowe – sprawdzeniu podlega każdorazowo dokumentacja źródłowa potwierdzająca wykonanie zadań objętych kwotami ryczałtowymi, wskazana w Umowie o dofinansowanie projektu;

b) w przypadku projektów rozliczanych stawkami jednostkowymi – sprawdzeniu podlega dokumentacja źródłowa dotycząca rozliczanych we wniosku o płatność stawek jednostkowych, wskazana w Umowie o dofinansowanie projektu ;

c) w przypadku projektów rozliczanych na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków sprawdzeniu podlegają co najmniej faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej i dowody zapłaty, z uwzględnieniem poniższych zapisów:

a. co do zasady wszystkie zamówienia o wartości współfinansowania EFS równej lub wyższej niż próg określony w przepisach wydanych na podstawie art.11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2017 r., poz. 1579,,z późn. zm.), podlegają sprawdzeniu (wraz z wnioskiem o płatność beneficjent zobligowany jest do złożenia dokumentacji związanej z przeprowadzonym postępowaniem) w okresie realizacji projektu. Weryfikacji podlegają najważniejsze dokumenty umożliwiające ocenę kontrolowanego zamówienia. W przypadku braku możliwości administracyjnych instytucja nadzorująca wniosek o dofinansowanie zapewnia weryfikację zamówień najbardziej ryzykownych;

b. we wnioskach o płatność rozliczających wydatki na podstawie wydatków rzeczywiście poniesionych prowadzona jest weryfikacja płytka polegająca na kontroli faktur oraz równorzędnych dokumentów księgowych i dowodów zapłaty w odniesieniu do 10% rozliczanych pozycji[1]. Jednocześnie w przypadku jednego losowo wybranego wniosku o płatność rozliczającego wydatki (z uwzględnieniem pkt.7) prowadzona jest tzw. weryfikacja pogłębiona, co oznacza, że 5% rozliczanych pozycji podlega kontroli – na podstawie wszystkich dokumentów tj. faktur, dowodów zapłaty i pozostałych dokumentów źródłowych, dotyczących danego wydatku, z uwzględnieniem poniższych zapisów:

a) w projektach, w których okres realizacji trwa nie dłużej niż 24 miesiące weryfikacji pogłębionej podlega przynajmniej 1 wniosek o płatność,

b) w projektach, w których okres realizacji wynosi powyżej 24 miesięcy i nie dłużej niż 48 miesięcy weryfikacji pogłębionej podlegają przynajmniej 2 wnioski o płatność,

c) w projektach, w których okres realizacji wynosi powyżej 48 miesięcy i nie dłużej niż 72 miesiące weryfikacji pogłębionej podlegają przynajmniej 3 wnioski o płatność,

iii. dokonując weryfikacji pogłębionej wniosku o płatność należy kierować się zdrowym rozsądkiem i obiektywizmem umożliwiającymi rzetelną, przekrojową i racjonalną ocenę realizacji projektu.

  1. W projektach zakładających wsparcie dla uczestników, w ramach dwóch losowo wybranych wniosków o płatność, weryfikowana jest kwalifikowalność uczestników projektu pod kątem prawidłowości przeprowadzenia procesu rekrutacji do projektu. Odbywa się ona  na podstawie dokumentów źródłowych, tj. oświadczeń, z zastrzeżeniem pkt.5;
  2. Kwalifikowalność uczestników weryfikowana jest na podstawie dokumentów źródłowych również w każdym przypadku, gdy dane wskazane w SL2014 wzbudzają wątpliwości co do kwalifikowalności danego uczestnika wykazanego w SL 2014;
  3. Obowiązek, o którym mowa w pkt. 3, lit. c, ppkt ii (dotyczący weryfikacji pogłębionej) i w pkt. 4 nie dotyczy projektów pozakonkursowych finansowanych z Funduszu Pracy i realizowanych przez powiatowe urzędy pracy na podstawie przepisów ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r.
    o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. z 2018 r., poz. 1265 z późn. zm.)
  4. IP może na każdym etapie realizacji projektu przeprowadzać weryfikację, w tym weryfikację pogłębioną na wszystkich wydatkach wykazanych we wniosku o płatność i wszystkich danych uczestników, w szczególności weryfikację pogłębioną należy przeprowadzić także na pozostałych wnioskach o płatność, jeżeli w projekcie występują istotne nieprawidłowości lub istnieje uzasadnione podejrzenie ich wystąpienia.
  5. Wykaz dokumentów do weryfikacji płytkiej oraz wykaz dokumentów do weryfikacji pogłębionej wraz z dokumentami źródłowymi przekazywany jest przez Instytucję Pośredniczącą do Beneficjenta w terminie 5 dni roboczych od dnia wpływu wniosku o płatność.
  6. Uznanie części lub całości kosztów za niekwalifikowalne w trakcie weryfikacji wniosku o płatność wymaga uzasadnienia.
  7. Instytucja Pośrednicząca zapewnia zachowanie zasady jednokrotnego przekazywania dokumentów do kontroli, o której mowa w art. 122 ust. 3 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r.[2]
  8. Beneficjent przedkłada wniosek o płatność oraz dokumenty niezbędne do rozliczenia projektu za pośrednictwem systemu teleinformatycznego SL2014, chyba że z przyczyn technicznych nie jest to możliwe. W takim przypadku proces rozliczania projektu oraz komunikowania z Instytucją Pośredniczącą odbywa się drogą pisemną.

II. Metodyka doboru dokumentów źródłowych do weryfikacji wniosków o płatność

  1. Weryfikacja wydatków we wniosku o płatność na dokumentach źródłowych, o której mowa w części I, obejmuje następującą próbę pozycji:

a) W przypadku projektów rozliczanych kwotami ryczałtowymi – w projektach, w których określono nie więcej niż 5 kwot ryczałtowych weryfikacji podlegają wszystkie kwoty ryczałtowe ustalone w projekcie; w przypadku gdy w projekcie określono więcej niż 5 kwot ryczałtowych weryfikacji podlega co najmniej 50% kwot ryczałtowych (wybranych na podstawie osądu eksperckiego) ustalonych dla danego projektu; weryfikacja danej kwoty ryczałtowej odbywa się w oparciu o dokumenty potwierdzające wykonanie zadań objętych daną kwotą ryczałtową, wskazane w Umowie o dofinansowanie projektu,

b) W przypadku projektów rozliczanych stawkami jednostkowymi – 10% rozliczanych we wniosku stawek jednostkowych wybranych na podstawie osądu eksperckiego (weryfikacji podlegają dokumenty potwierdzające wykonanie stawki jednostkowej wskazane w Umowie o dofinansowanie projektu);

c) W przypadku projektów rozliczanych na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków – 5% (weryfikacja pogłębiona) i 10% (weryfikacja płytka)[3] rozliczanych we wniosku pozycji wydatków, z zastrzeżeniem pkt. 3;

2. Dokumentacja dotycząca kwalifikowalności uczestników, o której mowa w części I pkt. 4, weryfikowana jest na próbie 5% uczestników,  z zastrzeżeniem pkt. 3;

3. Analiza dokumentów wskazanych w pkt. 1 oraz w pkt. 2 jest dokonywana na nie mniej niż 3 i nie więcej niż 10 pozycjach wykazanych we wniosku, przy czym w przypadku, gdy we wniosku o płatność wykazano mniej niż 3 pozycje należy zweryfikować je wszystkie;

4. W związku z tym, że weryfikacji nie podlega 100% dokumentacji, próba wydatków, o której mowa w pkt. 1 lit c, uwzględnia w pierwszej kolejności pozycje wydatków wybrane metodą osądu eksperckiego z obszarów ryzykownych wskazanych w pkt. 6 oraz w kolejnej pozycje wydatków wybrane metodą losową (w przypadku weryfikacji płytkiej 10% z rozliczanych pozycji, w przypadku weryfikacji pogłębionej 5% z rozliczanych pozycji).

5. W przypadku weryfikacji płytkiej wniosku o płatność (w której próba stanowi 10% rozliczanych pozycji), do próby w pierwszej kolejności brane są pozycje wydatków z obszarów ryzykowanych (metoda osądu eksperckiego), a następnie dobierane są losowo pozostałe pozycje wydatków spoza tego obszaru

W przypadku weryfikacji pogłębionej wniosku o płatność (w której próba stanowi 5% rozliczanych pozycji) każdorazowo w pierwszej kolejności obligatoryjnie do próby brane są przeprowadzone postępowania poniżej progów UE, w tym zasada konkurencyjności i procedury rozeznania rynku wykazane we wniosku, w następnej kolejności reszta pozycji wydatków z grupy ryzykownej (pkt. 6 ppkt b), a na samym końcu dobierane są losowo wszystkie pozostałe pozycje wydatków spoza powyższych obszarów.

6. Wydatki ryzykowne powinny być dobierane w szczególności z następujących obszarów:

a) udzielanie zamówień publicznych o wartości przekraczającej 50 000 PLN netto w kontekście stosowania konkurencyjnych procedur oraz zamówień o wartości nie przekraczającej 50 000 PLN netto, w kontekście  dokonywania rozeznania rynku, o których mowa w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020,

b) wydatki w ramach wkładu własnego.

Kontrola zawierania umów i badania postępowań o udzielenie zamówień publicznych (powyżej progów UE/poniżej progów UE, w tym zasady konkurencyjności i procedury rozeznania rynku) jest przeprowadzana zgodnie z zapisami Metodyki :

a) kontrola procedur zawierania umów o wartości od 20 tys. do 50 tys. netto, będzie co do zasady przeprowadzana na wszystkich projektach w oparciu o próbę zgodną z Metodyką,

b) wszystkie zamówienia o wartości współfinansowania EFS równej lub wyższej niż próg określony w przepisach wydanych na podstawie art.11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2017 r., poz. 1579, z późn. zm.), podlegają sprawdzeniu – kontrolowanych jest 100% zamówień na etapie wniosku o płatność,

c) kontrola procedur zawierania umów poniżej progów UE określona w Dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z dnia 26 lutego 2014r. w sprawie zamówień publicznych przeprowadzonych w oparciu o ustawę Prawo zamówień publicznych oraz w oparciu o zasadę konkurencyjności, co do zasady przeprowadzana jest na wszystkich projektach w oparciu o próbę zgodną z Metodyką.

7. W ramach weryfikacji pogłębionej, o której mowa w części I pkt 3, lit. c, ppkt ii oraz weryfikacji, o której mowa w części I pkt 3, lit. c, ppkt i, sprawdzeniu podlegają dokumenty istotne z punktu widzenia kwalifikowalności wydatków, w tym dokumentacja dotycząca rozeznania rynku, wyboru wykonawcy[4], umowy, zakresy obowiązków, produkty umów, protokoły odbioru, etc.

8. Jeżeli w trakcie weryfikacji danego wniosku o płatność wykryto wydatki niekwalifikowalne, które mogą mieć istotny wpływ na prawidłowość realizacji projektu, IP powinna odpowiednio zwiększyć próbę kontrolowanych dokumentów w danym obszarze (z uwzględnieniem pkt. 7 z części I) .

W przypadku stwierdzenia wydatku/ów niekwalifikowanego/ch w całości w trakcie weryfikacji wniosku o płatność, IP wybiera do próby jeden wydatek spoza badanego obszaru, zgodnie z metodą osądu eksperckiego, rozszerzając weryfikację wniosku umożliwiającą ocenę kwalifikowalności poniesionych wydatków. Profesjonalny osąd ekspercki polega na indywidualnej analizie okoliczności, która może mieć wpływ i istotne znaczenie dla oceny kwalifikowalności wydatku, w szczególności: specyfiki projektu, wysokości wydatku, ryzyka związanego z możliwością wystąpienia wydatków niekwalifikowalnych.

9. W przypadku cyklicznego wykazywania w kolejnych wnioskach o płatność wydatków wynikających z tych samych dokumentów źródłowych (np. jednej umowy o pracę) – nie ma konieczności ponownego sprawdzania tych samych dokumentów źródłowych, o ile w wyniku wcześniejszej weryfikacji nie stwierdzono nieuzasadnionych wydatków.

10. W przypadku projektów rozliczanych jednocześnie na podstawie stawek jednostkowych oraz rzeczywiście poniesionych wydatków należy zastosować w przypadku stawek jednostkowych procedurę opisaną w pkt.1lit. b, natomiast w przypadku rzeczywiście poniesionych wydatków procedurę opisaną w pkt. 1, lit. c.

III. Terminy weryfikacji wniosków o płatność

  1. Okres weryfikacji pierwszego wniosku o płatność, o ile jest to wniosek o płatność o zaliczkę nierozliczający wydatków, wynosi maksymalnie 5 dni roboczych od daty jego otrzymania.
  2. Weryfikacja wniosków o płatność oparta na weryfikacji płytkiej określonej w Części I pkt 3, lit. c, ppkt ii następuje w terminie 20 dni roboczych od dnia ich otrzymania[5], a kolejnych jego wersji w terminie do 15 dni roboczych od dnia ich otrzymania.
  3. Okres weryfikacji oparty na weryfikacji pogłębionej określonej w Części I pkt. 3, lit. c, ppkt ii wynosi odpowiednio 25 i 20 dni roboczych. Do terminu weryfikacji wniosku nie wlicza się terminu oczekiwania IP na dokumenty od Beneficjenta.
  4. W przypadku wniosków rozliczanych na podstawie kwot ryczałtowych oraz stawek jednostkowych termin weryfikacji wynosi 25 dni roboczych od dnia ich otrzymania[6], a kolejnych jego wersji w terminie do 20 dni roboczych od dnia ich otrzymania.
  5. Bieg weryfikacji wniosku o płatność rozpoczyna się w momencie otrzymania kompletnego wniosku, tj. wniosku obejmującego dokumenty wskazane w Umowie (takie jak: informacja o wszystkich uczestnikach Projektu, dokumenty związane z wyborem wykonawców do realizacji zamówień o wartości równej lub wyższej niż próg określony w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp, informacja o personelu projektu, oświadczenie o podziale kwoty dofinansowania na źródła finansowania)[7] oraz dokumenty przekazane zgodnie
    z wykazem dokumentów do weryfikacji płytkiej bądź do weryfikacji pogłębionej.

 

[1] W przypadku projektów pozakonkursowych finansowanych z Funduszu Pracy i realizowanych przez powiatowe urzędy pracy- we wnioskach o płatność rozliczających wydatki sprawdzane jest 5% pozycji poprzez weryfikację faktur oraz równorzędnych dokumentów księgowych i dowodów zapłaty (tzw. weryfikacja płytka)

[2] Wyjątek od tej zasady stanowi wyłącznie wystąpienie przesłanek wskazujących na wątpliwości co do wiarygodności elektronicznych wersji przekazanych dokumentów.

[3] W przypadku PUP-ów  5%  – weryfikacja płytka.

[4] W tym dokumenty z przeprowadzonych postępowań konkurencyjnych lub dokumenty potwierdzające zwolnienie z zastosowania tego trybu.

[5] Dotyczy pierwszej złożonej przez Beneficjenta wersji wniosku o płatność

[6] Dotyczy pierwszej złożonej przez Beneficjenta wersji wniosku o płatność

[7] Zakres wymaganych dokumentów wynika z rodzaju podpisanej Umowy o dofinansowanie.

Załącznik:

Formularz pomocniczy – Harmonogram

Rachunki depozytowe do zwrot środków