Poznaj proces podpisywania umowy

Podpisanie umowy o dofinansowanie jest zwieńczeniem procesu ubiegania się o przyznanie unijnego wsparcia i stanowi podstawę dofinansowania projektu.

Informacja o wybraniu projektu do dofinansowania

Po zakończeniu oceny merytorycznej opublikujemy listę rankingową projektów, które uzyskały pozytywną ocenę. Jednak samo znalezienie się na takiej liście nie jest jeszcze potwierdzeniem uzyskania dotacji. Wpływ na to, ile i jakie podmioty otrzymają dofinansowanie, może również mieć wysokość puli środków do rozdysponowania w danym konkursie. Może się zdarzyć tak, że nie wystarczy ich dla wszystkich pozytywnie ocenionych projektów. Wówczas podejmiemy decyzję o wyborze do dofinansowania najwyżej sklasyfikowanych przedsięwzięć, bądź też o zwiększeniu puli środków, jeśli jest to możliwe.
Procedura podpisania umowy rozpoczyna się w momencie otrzymania oficjalnego pisma potwierdzającego przyznanie wsparcia na realizację projektu. Zawiera ono również informację o dokumentach, jakie musisz zgromadzić do podpisania umowy oraz terminie, w którym powinieneś dopełnić niezbędnych formalności. Jeżeli realizujesz projekt w partnerstwie, stroną umowy jest partner wiodący (Lider), na którym spoczywa również odpowiedzialność za realizację projektu.

Wymagane dokumenty

Lista załączników niezbędnych do podpisania umowy składa się z pozycji stanowiących jej integralną część oraz pozycji pomocniczych (dostępnych poniżej), niezbędnych do sporządzenia dokumentu. Szczegółowy wykaz wymaganych od Ciebie załączników znajduje się w regulaminie konkursu, w którym ubiegasz się o dotację. Ich listę otrzymasz również wraz z pismem informującym o rekomendowaniu projektu do dofinansowania.
Pamiętaj! Złożenie wszystkich wymaganych i poprawnie sporządzonych dokumentów jest niezbędne do przygotowania umowy. Od tego jak szybko i precyzyjnie to zrobisz zależy termin jej podpisania.

Podpisanie umowy

Po zweryfikowaniu i zatwierdzeniu przesłanych przez Ciebie załączników,  zostanie sporządzona umowa o dofinansowanie projektu, zgodnie z obowiązującym wzorem (dostępnym poniżej).
Przygotowany przez nas dokument zostanie przesłany do Ciebie w dwóch egzemplarzach wraz z załącznikami z prośbą o zaparafowanie i podpisanie. Pamiętaj! Będziesz miał na to 3 dni robocze. Kolejnym krokiem jest podpisanie umowy z naszej strony. Dzień w którym to nastąpi uznaje się za datę zawarcia umowy. Następnie jeden egzemplarz umowy wraz z załącznikami zostanie do Ciebie odesłany.
Masz również możliwość dopełnienia procedury w naszej siedzibie. Wybierając tryb stacjonarny skontaktuj się z opiekunem Twojego projektu w celu ustalenia terminu podpisania dokumentu. Imię i nazwisko opiekuna oraz kontakt telefoniczny wskazane będą w piśmie informującym o rekomendowaniu projektu do dofinansowania. Wszystkie czynności związane z procedurą są analogiczne jak przy otrzymaniu umowy pocztą, tj.: parafujesz i podpisujesz umowę w dwóch egzemplarzach wraz z załącznikami, a następnie my uzupełniamy nasz podpis. Jeden egzemplarz dokumentu wraz z załącznikami zabierasz ze sobą, potwierdzając osobisty odbiór na piśmie przekazującym umowę, przygotowanym przez Twojego opiekuna.

Formy zabezpieczenia

Po podpisaniu umowy o dofinansowanie jesteś zobowiązany do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania zobowiązań wynikających z umowy o dofinansowanie projektu. Środki na realizację projektu zostaną Tobie wypłacone dopiero po wniesieniu ww. zabezpieczenia. Z powyższego obowiązku zwolnione są jednostki sektora finansów publicznych, fundacje, których jedynym fundatorem jest Skarb Państwa oraz Bank Gospodarstwa Krajowego (na podstawie art. 206 ust. 4 UFP).
W sytuacji, gdy wartość zaliczki nie przekracza 10 mln zł lub podpisałeś z nami kilka umów o dofinansowanie projektów w ramach RPO WZ 2014-2020, które są realizowane równolegle w czasie, dla których łączna wartość udzielonego dofinansowania w formie zaliczki wynikająca z tych umów nie przekracza 10 mln zł, zabezpieczenie wnosisz w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową.
W przypadku przekroczenia kwoty 10 mln zł wybierasz inną formę zabezpieczenia, np. poręczenie bankowe, poręczenie spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, hipotekę, gwarancję bankową lub gwarancję ubezpieczeniową.
Możesz złożyć zabezpieczenie na 2 sposoby:
–          Przesłać do nas pocztą lub kurierem nie później niż w terminie 15 dni od dnia podpisania umowy o dofinansowanie (liczy się data wpływu zabezpieczenia do naszej siedziby),
–          Złożyć u nas w siedzibie nie później niż w terminie 15 dni od dnia podpisania umowy o dofinansowanie (w przypadku weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową możesz wypełnić i podpisać dokumenty osobiście w obecności naszego radcy prawnego).
Po dopełnieniu powyższych formalności, jesteśmy uprawnieni do przekazania pierwszej transzy dofinansowania.
Dokument stanowiący zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy zostanie Tobie zwrócony na pisemny wniosek po ostatecznym rozliczeniu umowy o dofinansowanie projektu, tj. po zatwierdzeniu końcowego wniosku o płatność w projekcie oraz – jeśli dotyczy – zwrocie wydatków niekwalifikowanych, korekt i nieprawidłowości, odsetek oraz zwrocie środków niewykorzystanych.
Pamiętaj! Brak lub odmowa złożenia zabezpieczenia, zgodnie z zapisami umowy, skutkuje niewypłaceniem transzy dotacji celowej oraz może skutkować rozwiązaniem naszej umowy w trybie natychmiastowym.

Autorskie prawa majątkowe

 W piśmie przekazującym 1 egzemplarz podpisanej umowy wraz z załącznikami zostaniesz poinformowany o konieczności:
–          przesłania do nas w wyznaczonym terminie zestawienia utworów, które powstaną w ramach realizowanego projektu wraz z informacją nt. daty planowanego okresu powstania przedmiotowych utworów;
–          podpisania z nami umowy przeniesienia autorskich praw majątkowych do utworów wytworzonych w ramach projektu (po powstaniu utworu/ów do których IP będzie chciała uzyskać autorskie prawa majątkowe);
–          zawarcia przez Ciebie odpowiednich umów dot. przekazania autorskich praw majątkowych z autorami (wykonawcami) utworów wytworzonych w ramach projektu oraz zapoznania się w tym celu ze wzorem umowy przeniesienia autorskich praw majątkowych z jednoczesnym udzieleniem licencji na rzecz Beneficjenta zawieranej pomiędzy Tobą a nami.

Główne postanowienia umowy

Przedmiotem umowy jest udzielenie przez nas dofinansowania na realizację Twojego projektu ze środków publicznych w ramach RPO WZ 2014-2020 oraz określenie praw i obowiązków stron umowy.
Przedmiotem umowy o dofinansowanie jest realizacja zaproponowanego projektu tak, jak zostało to opisane we wniosku o dofinansowanie. Dokument ten stanowi załącznik do umowy o dofinansowanie, a wszelkie ewentualne jego zmiany będą wymagały naszego zatwierdzenia, a w niektórych sytuacjach także podpisania aneksu do umowy.
Środki będą przekazane tylko wówczas, gdy wypełnisz wszystkie obowiązki, jakie na Tobie spoczywają. Pamiętaj! Dotacja lub jej część może być odebrana, jeżeli zrealizujesz projekt niezgodnie z założeniami, które zostały zawarte we wniosku o dofinansowanie lub nie osiągnąłeś zamierzonego celu. Całość lub część dotacji będzie podlegała zwrotowi jeżeli nie zostaną dochowane obowiązujące procedury związane na przykład z wyborem dostawców lub usługodawców. Jeżeli w trakcie realizacji projektu pojawi się potrzeba jego modyfikacji, poinformuj nas o tym niezwłocznie.

 Wzory umów:

– dla konkursów/naborów ogłoszonych po 19.12.2018 r.:

  1. Wzór umowy o dofinansowanie projektu konkursowego – ogólna
  2. Wzór umowy o dofinansowanie projektu konkursowego – kwoty ryczałtowe
  3. Wzór umowy o dofinansowanie projektu konkursowego – stawki jednostkowe
  4. Wzór umowy o dofinansowanie projektu konkursowego – stawki jednostkowe z kwotami ryczałtowymi
  5. Wzór umowy o dofinansowanie projektu konkursowego Działanie 6.5 – stawki jednostkowe
  6. Wzór umowy o dofinansowanie projektu konkursowego Działanie 6.5 – stawki jednostkowe z kwotami ryczałtowymi
  7. Wzór umowy o dofinansowanie projektu konkursowego Działanie 8.10 – stawki jednostkowe

 

– dla konkursów/naborów ogłoszonych do 19.12.2018 r. (włącznie):

  1. Wzór umowy o dofinansowanie – ogólna
  2. Wzór umowy o dofinansowanie – kwoty ryczałtowe
  3. Wzór umowy o dofinansowanie – stawki jednostkowe
  4. Wzór umowy o dofinansowanie – stawki jednostkowe z kwotami ryczałtowymi
  5. Wzór umowy o dofinansowanie projektu konkursowego dla ROPS
  6. Wzór umowy o dofinansowanie projektu pozakonkursowego dla ROPS
  7. Wzór umowy o dofianansowanie projektu pozakonkursowego OPS/PCPR – ogólna
  8.  Wzór umowy o dofianansowanie projektu pozakonkursowego OPS/PCPR – kwoty ryczałtowe
  9. Wzór umowy o dofinansowanie projektu konkursowego Działanie 6.5 – stawki jednostkowe
  10. Wzór umowy o dofinansowanie projektu konkursowego Działanie 6.5 – stawki jednostkowe z kwotami ryczałtowymi
Uwaga!!!
Pobierając załączniki ze strony www pamiętaj, że musisz zdecydować, w jakim formacie będą one drukowane. Dla wydruku kolorowego należy pobrać załączniki z zakładki pełen kolor, jeśli jednak dysponujesz drukarką czarno-białą pobierz załączniki z zakładki wersja monochromatyczna (czarno – biała).

Załączniki:

Wersja pełen kolor
Wersja monochromatyczna (czarno-biała)

Materiał pomocniczy do Załączników:

  1.  Materiał pomocniczy do Załącznika 7.7.1 – Deklaracja potwierdzająca udział własny projektodawcy
  2. Materiał pomocniczy do Załącznika 7.7.2  – Informacja o jednostce realizującej projekt
  3. Materiał pomocniczy do Załącznik 7.7.5 – Oświadczenie o niekaralności kara zakazu dostępu do środków publicznych – nie dotyczy jednostek sektora finansów publicznych