Poznaj obowiązki po zakończeniu realizacji projektu

Przechowywanie dokumentacji

Jako Beneficjent jesteś zobowiązany do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją RPO WZ 2014-2020 na podstawie poniższych przepisów:
1) art. 140 rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu RozwojuRegionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, EuropejskiegoFunduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego FunduszuMorskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z 20.12.2013 r.);
2) art. 25 Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 480/2014 z dnia 3 marca 2014 r. uzupełniające rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego (Dz. Urz. UE L 138 z 13.05.2014 r.);
3) art. 15 rozporządzenia Rady (WE) nr 659/1999 z dnia 22 marca 1999 r. ustanawiającego szczegółowe zasady stosowania art. 93 Traktatu WE (Dz. Urz. WE L 83 z 27.03.1999 ze zm.);
4) art. 4 ust. 3 pkt 6, art. 71-74 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( Dz. U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.);
5) art. 106-112 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.);
6) art. 20a ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne ( Dz. U. z 2014 r., poz. 1114);
7) rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji  i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 ze zm.);
8) art. 1 ust. 2  ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2006 r., Nr 90, poz. 631 ze  zm.)
9) Wytyczne programowe w sprawie przechowywania i udostępniania dokumentów w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego 2014 – 2020
10) umowy o dofinansowanie/decyzji o dofinansowaniu projektu realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2014-2020

Okres przechowywania dokumentacji

Pamiętaj!

Zgodnie z umową o dofinansowanie Beneficjent zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Projektu przez okres dwóch lat od dnia 31 grudnia roku, w którym złożono do Komisji Europejskiej zestawienie wydatków, w którym ujęto ostateczne wydatki dotyczące zakończonego projektu lub przez okres dwóch lat od dnia 31 grudnia roku następującego po złożeniu do Komisji Europejskiej zestawienia wydatków, w którym ujęto ostateczne wydatki dotyczące zakończonego projektu (to jest zależne od zapisów umowy o dofinansowanie). Instytucja Pośrednicząca informuje Beneficjenta o dacie rozpoczęcia tego okresu, Okres, o którym mowa, zostaje przerwany w przypadku wszczęcia postępowania administracyjnego lub sądowego dotyczącego wydatków rozliczonych w Projekcie albo na należycie uzasadniony wniosek Komisji Europejskiej, o czym Beneficjent jest informowany pisemnie.
 
Ponadto, jeśli zakończenie okresu trwałości projektu przypada później niż wyżej wskazany termin, obowiązek poddania się kontroli i udostępnienia podmiotom kontrolującym dokumentów związanych z realizowanym projektem dotyczy Ciebie przez cały okres jego trwałości, wynoszący 5 lat (3 lata w przypadku MŚP) od daty płatności końcowej lub w okresie ustalonym zgodnie z zasadami pomocy publicznej.
W przypadku projektów objętych pomocą publiczną lub pomocą de minimis spoczywa na Tobie obowiązek przechowywania dokumentów dotyczących udzielonej Ci pomocy publicznej przez okres 10 lat od dnia zawarcia umowy o dofinansowanie/wydania decyzji o dofinansowaniu projektu, jednak nie krócej niż w terminie określonym powyżej.
Dodatkowo w przypadku projektów, w których podatek VAT został uznany za kwalifikowalny, zobowiązany jesteś przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem, umożliwiające potwierdzenie kwalifikowalności podatku VAT, przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (a w przypadku podatników zobowiązanych do prowadzenia w postaci elektronicznej ewidencji transakcji objętych procedurą szczególną rozliczania VAT – 10 lat od zakończenia roku, w którym dokonano świadczenia usług telekomunikacyjnych, usług nadawczych lub usług elektronicznych), jeśli termin ten będzie dłuższy niż termin określony na wstępie.
Musisz także pamiętać o kwestii dostępności dokumentów celem potwierdzenia braku podwójnego finansowania wydatków poniesionych w ramach realizacji danego projektu. Oznacza to,że powinieneś dysponować dowodami potwierdzającymi, że przedstawiony do rozliczenia wydatek nie był współfinansowany ze środków publicznych w ciągu 7 poprzednich lat (10 lat dla nieruchomości).
Jeżeli Instytucja Zarządzająca RPO WZ 2014-2020 lub Instytucja Pośrednicząca we wdrażaniu RPO WZ 2014-2020  podejmie decyzję o wydłużeniu terminu archiwizacji dokumentów projektowych termin kontroli prawidłowości archiwizacji odpowiednio ulegnie przedłużeniu.
W przypadku zaistnienia takiej potrzeby, np. na polecenie Komisji Europejskiej, informacja o konieczności przedłużenia terminu archiwizacji zostanie stosownie wcześnie do Ciebie wysłana.

Dokumentacja podlegająca archiwizacji

W przypadku projektu dofinansowanego ze środków EFS jesteś zobowiązany przechowywać dokumentację obejmującą wszystkie wydatki kwalifikowalne.

Pamiętaj!

Dokumenty należy przechowywać albo w formie oryginałów albo ich uwierzytelnionych odpisów lub na powszechnie uznanych nośnikach danych, w tym jako elektroniczne wersje dokumentów oryginalnych lub dokumenty istniejące wyłącznie w wersji elektronicznej, właściwie zabezpieczonych przed zniszczeniem czy uszkodzeniem oraz udostępniania ich w postaci papierowej i elektronicznej we wskazanym terminie.
W przypadku projektów partnerskich obowiązki związane z archiwizacją dokumentacji projektowej, dotyczą również odpowiednio wszystkich partnerów projektu pomocy udzielanej ze środków EFS w ramach RPO WZ 2014-2020.
W przypadku projektu objętego wsparciem środków EFS dokumentacja związana z jego realizacją, która powinna być bezwzględnie przechowywana w terminach określonych w umowie  o dofinansowanie/decyzji o dofinansowaniu projektu, obejmuje następujące grupy dokumentów:
1) dokumentacja ogólna projektu,
2) dokumentacja finansowo-księgowa projektu,
3) dokumentacja merytoryczna,
4) dokumentacja dotycząca ochrony danych osobowych.
5) dokumentacja przetargowa,
6) inne dokumenty dotyczące projektu,
Teczki, księgi, rejestry powinny być ułożone wg haseł klasyfikacji Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt obowiązującego w danym podmiocie.

Reguła proporcjonalności

Na zakończenie realizacji projektu może zaistnieć sytuacja, gdy z przyczyn leżących po Twojej stronie, nie zostanie spełnione kryterium zatwierdzone przez Komitet Monitorujący RPO albo nie zostaną osiągnięte cele projektu. W takim przypadku zostanie zastosowana przez Instytucję Pośredniczącą reguła proporcjonalności, na etapie weryfikacji wniosku o płatność końcową. Szczegółowe zapisy dotyczące zastosowania reguły proporcjonalności zawarte są w umowie o dofinansowanie.
W przypadku nieosiągnięcia założeń projektu, Zespół zadaniowy ds. reguły proporcjonalności dokonuje weryfikacji zasadności zastosowania przez IP reguły proporcjonalności oraz wskazania kwoty do zwrotu. Jeżeli z końcowego wniosku o płatność będzie wynikać kwota do zwrotu, będziesz zobowiązany do przekazania określonej należności przed upływem 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia realizacji projektu.

Pamiętaj!

W przypadku braku zwrotu środków, od nierozliczonej kwoty naliczane będą odsetki w wysokości, jak dla zaległości podatkowej za każdy dzień zwłoki w zwrocie środków.

Prawa autorskie

Po zatwierdzeniu końcowego wniosku o płatność, zobowiązujesz się do zawarcia z Instytucją Pośredniczącą odrębnej umowy przeniesienia autorskich praw majątkowych, łącznie z wyłącznym prawem do udzielania zezwoleń na wykonywanie zależnego prawa autorskiego, do utworów wytworzonych w ramach Projektu, z jednoczesnym udzieleniem Tobie licencji na korzystanie z utworów〈¹〉.

Trwałość

Jeżeli w ramach projektu kupowałeś środki trwałe, budowałeś obiekty lub instalacje bądź też zatrudniałeś pracowników obowiązuje Cię tzw. okres trwałości. Jest to czas, w którym należy zachować w niezmienionej formie i wymiarze efekty projektu, których osiągnięcie zostało zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie. Standardowo wynosi on 5 lat. Odstępstwem objęte są mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa, dla których okres trwałości to 3 lata.
Okres trwałości liczony jest od daty płatności końcowej dotacji. Naruszenie zasady trwałości następuje w sytuacji, gdy w okresie jej trwania wystąpi co najmniej jedna z przesłanek:
  1. Zaprzestaniesz działalności produkcyjnej lub przeniesiesz ją poza obszar wsparcia programu
  2. Nastąpi zmiana własności elementu współfinansowanej infrastruktury, która daje przedsiębiorstwu lub podmiotowi publicznemu nienależne korzyści
  3. Nastąpi istotna zmiana wpływająca na charakter projektu, jego cele lub warunki realizacji, która mogłaby doprowadzić do naruszenia jego pierwotnych założeń.

Pamiętaj!

Naruszenie zasady trwałości może oznaczać konieczność zwrotu środków otrzymanych na realizację projektu, wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych, proporcjonalnie do okresu niezachowania obowiązku trwałości.
Po zakończeniu projektu zobowiązany jesteś do przechowywania pełnej dokumentacji przez okres wskazany w umowie dotacji. Miejscem archiwizacji powinna być siedziba podmiotu, który realizował projekt. W okresie tym masz obowiązek udostępnić wgląd w dokumentację przedstawicielom instytucji, która udzieliła Ci wsparcia, Instytucji Zarządzającej programem, z którego ono pochodziło, a także przedstawicielom Unii Europejskiej – jeżeli zajdzie taka potrzeba.
[1]Utwory w rozumieniu art. 1 ust. 2  ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2006 r., Nr 90, poz. 631 ze  zm.) składające się na rezultaty projektu bądź związane merytorycznie  z określonym rezultatem.