Dowiedz się co zrobić, by dokonać zmian w projekcie

Od momentu przygotowania wniosku o dofinansowanie do podpisania umowy dotacji mija kilka miesięcy. Realizacja projektu to kolejne miesiące, a nawet lata. W tym czasie mogą zmienić się zarówno otoczenie, jak i warunki działania. Może się więc również pojawić potrzeba wprowadzenia zmian w projekcie. Jest to możliwe, chociaż ich zakres nie jest dowolny. Wprowadzanie zmian wymaga szczególnej ostrożności i zachowania procedur, a samowolne działania mogą doprowadzić nawet do utraty części lub całości dotacji.

W czasie realizacji projektu możesz dokonywać zmian w Projekcie pod warunkiem ich zgłoszenia w formie pisemnej do IP w SL 2014 oraz w LSI 2014 nie później niż na 1 miesiąc przed planowanym zakończeniem realizacji projektu. Zmiany muszą być uzasadnione oraz nie mogą prowadzić do takiej modyfikacji pierwotnych zapisów wniosku, która spowodowała by uzyskanie negatywnej oceny pod kątem spełnienia właściwych kryteriów wyboru dla danego projektu.

Zmiany do projektu możesz wprowadzić w następujących trybach:

A. Bez konieczności wnioskowania do IP o akceptację zmian w projekcie :

do 10% wartości środków w odniesieniu do zadania, z którego odejmujesz środki, jak i do zadania, do którego dodajesz środki w stosunku do zatwierdzonego Wniosku o dofinansowanie projektu;

– zmiany o charakterze technicznym/formalnym, nie mające wpływu na założone rezultaty i cele projektu (np. dane teleadresowe, dane osób do kontaktów roboczych, korygowanie rozbieżności/oczywistych omyłek pomiędzy poszczególnymi częściami wniosku o dofinansowanie.

  1. W SL 2014 przesyłasz informację o zmianach w projekcie w module korespondencja wraz z załącznikiem Formularz informujący o zmianach w projekcie niewymagających zatwierdzenia/aneksowania umowy.
  2. IP przekazuje w SL 2014 pismo informujące o przyjęciu do wiadomości zmian do projektu niewymagających akceptacji oraz odblokowuje w systemie LSI2014
    odpowiednie pola wniosku o dofinansowanie w celu naniesienia przez Ciebie zmian do projektu.
  3. Po otrzymaniu pisma informującego o przyjęciu zmian przesyłasz w LSI 2014 uaktualnioną wersję wniosku o dofinansowanie projektu oraz przedkładasz do IP w wersji papierowej Oświadczenie o wprowadzeniu uzupełnień/poprawy dokumentacji aplikacyjnej, wygenerowane w systemie po dokonaniu zmian.
  4. IP weryfikuje wniosek pod kątem poprawności wprowadzonych przez Ciebie zmian i przekazuje w SL 2014 oraz pocztą tradycyjną pismo informujące o akceptacji wniosku           o dofinansowanie/pismo o braku akceptacji wniosku z uwagi na niezgodność wniosku             z zaakceptowanymi przez IP zmianami wraz z informacją o odesłaniu wniosku w LSI 2014 do poprawy.

Pamiętaj!  Zmiany, do 10% wartości środków, nie mogą:

  1. zwiększać łącznej wysokości wydatków dotyczących cross-financingu;
  2. zwiększać łącznej wysokości wydatków dotyczących zakupu środków trwałych;
  3. zwiększać łącznej wysokości wydatków ponoszonych poza terytorium kraju i Unii Europejskiej;
  4. zwiększać łącznej wysokości wydatków dotyczących zadań zleconych;
  5. wpływać na wysokość i przeznaczenie pomocy publicznej przyznanej Beneficjentowi;
  6. dotyczyć kosztów rozliczanych ryczałtowo.

B. Z koniecznością wnioskowania do IP o akceptację zmian w projekcie – wszelkie pozostałe zmiany takie jak np.:

  • zmiany budżetu projektu wykraczające poza wartość 10% środków w odniesieniu do wartości kosztów zadania (z którego są przesuwane środki jak i do zadania, na które są przesuwane środki w stosunku do zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie);
  • zmiana wartości wskaźników realizacji projektu;
  • wprowadzenie nowych form wsparcia lub też rezygnacja z określonych form wsparcia w projekcie;
  • zmiany dotyczące wydłużenia lub skrócenia okresu realizacji projektu;
  • zmiany w zakresie grupy docelowej (w tym np. zmniejszenie lub zwiększenie jej liczebności, zmiana poziomu udziału poszczególnych grup osób np. osób z niepełnosprawnościami lub takich grup których uczestnictwo było obligatoryjne bądź premiowane w projekcie);
  • zmiana dotycząca rozszerzenia obszaru wsparcia;
  • zmiana formy prawnej lub rachunku bankowego Beneficjenta;
  • zmiany wynikające z ograniczeń i limitów określonych w projekcie np. wartość wydatków dotyczących cross-financingu, zadań zleconych, zakupu środków trwałych itp.
  1. Przesyłasz w SL 2014 informację o proponowanych w projekcie zmianach w module korespondencja wraz z załącznikiem Formularz zgłaszania zmian do projektu wymagających zatwierdzenia/aneksowania umowy oraz z uzasadnieniem proponowanych zmian do projektu.
  2. IP podejmuje decyzję o akceptacji lub odrzuceniu proponowanych zmian, kierując się zachowaniem celu, charakteru projektu oraz jego zgodności z Programem. Informacja jest przesyłana jako skan w systemie SL2014 oraz pocztą tradycyjną. W przypadku wyrażenia zgody na wprowadzenie zmian do projektu IP odblokowuje odpowiednie pola wniosku o dofinansowanie w systemie LSI 2014 w celu naniesienia przez Ciebie zmian do projektu.
  3. Po zatwierdzeniu przez IP zmian do projektu przesyłasz w LSI 2014 uaktualnioną wersję wniosku o dofinansowanie projektu oraz przedkładasz do IP w wersji papierowej Oświadczenie o wprowadzeniu uzupełnień/poprawy dokumentacji aplikacyjnej, wygenerowane w systemie po dokonaniu zmian.
  4. IP weryfikuje wniosek pod kątem poprawności wprowadzonych przez Ciebie zmian i przekazuje w SL 2014 oraz pocztą tradycyjną pismo informujące o akceptacji wniosku o dofinansowanie/pismo o braku akceptacji wniosku z uwagi na niezgodność wniosku z zaakceptowanymi przez IP zmianami wraz z informacją o odesłaniu wniosku w LSI 2014 do poprawy.

W przypadku, gdy umowa zabezpieczenia projektu (zabezpieczenie inne niż weksel in blanco) określa, że warunkiem ważności zabezpieczenia jest wyrażenie zgody podmiotu udzielającego zabezpieczenia na dokonanie zmian w projekcie, zgłaszając zmianę do IP zobowiązany jesteś złożyć oświadczenie tego podmiotu, o wyrażeniu zgody na zaproponowane przez Ciebie zmiany.

Jeśli rozliczasz projekt metodami uproszczonymi, tj. w oparciu o kwoty ryczałtowe, możesz dokonywać zmian w następujących trybach:

A. Bez konieczności wnioskowania do IP o akceptację zmian w projekcie :

  • zmiany o charakterze technicznym/ formalnym, nie mające wpływu na założone rezultaty i cele projektu (np. dane teleadresowe, dane osób do kontaktów roboczych, korygowanie rozbieżności/oczywistych omyłek pomiędzy poszczególnymi częściami wniosku o dofinansowanie).
  1. W SL 2014 przesyłasz informację o zmianach w projekcie w module korespondencja wraz z załącznikiem Formularz informujący o zmianach w projekcie niewymagających zatwierdzenia/aneksowania umowy.
  2. IP przekazuje w SL 2014 pismo informujące o przyjęciu do wiadomości zmian do projektu niewymagających akceptacji oraz odblokowuje w systemie LSI2014
    odpowiednie pola wniosku o dofinansowanie w celu naniesienia przez Ciebie zmian do projektu.
  3. Po otrzymaniu pisma informującego o przyjęciu zmian przesyłasz w LSI 2014 uaktualnioną wersję wniosku o dofinansowanie projektu oraz przedkładasz do IP w wersji papierowej Oświadczenie o wprowadzeniu uzupełnień/poprawy dokumentacji aplikacyjnej, wygenerowane w systemie po dokonaniu zmian.
  4. IP weryfikuje wniosek pod kątem poprawności wprowadzonych przez Ciebie zmian i przekazuje w SL 2014 oraz pocztą tradycyjną pismo informujące o akceptacji wniosku o dofinansowanie/pismo o braku akceptacji wniosku z uwagi na niezgodność wniosku z zaakceptowanymi przez IP zmianami wraz z informacją o odesłaniu wniosku w LSI 2014 do poprawy.

B. Z koniecznością wnioskowania do IP o akceptację zmian w projekcie – wszelkie pozostałe zmiany takie jak np.:

  • zmiany dotyczące wydłużenia lub skrócenia okresu realizacji projektu;
  • zmiana dotycząca rozszerzenia obszaru wsparcia;
  • zmiana formy prawnej lub rachunku bankowego Beneficjenta;
  1. Przesyłasz w SL 2014 informację o proponowanych w projekcie zmianach w module korespondencja wraz z załącznikiem Formularz zgłaszania zmian do projektu wymagających zatwierdzenia/aneksowania umowy oraz z uzasadnieniem proponowanych zmian do projektu.
  2. IP podejmuje decyzję o akceptacji lub odrzuceniu proponowanych zmian, kierując się zachowaniem celu, charakteru projektu oraz jego zgodności z Programem. Informacja jest przesyłana jako skan w systemie SL2014 oraz pocztą tradycyjną. W przypadku wyrażenia zgody na wprowadzenie zmian do projektu IP odblokowuje odpowiednie pola wniosku o dofinansowanie w systemie LSI 2014 w celu naniesienia przez Ciebie zmian do projektu.
  3. Po zatwierdzeniu przez IP zmian do projektu przesyłasz w LSI 2014 uaktualnioną wersję wniosku o dofinansowanie projektu oraz przedkładasz do IP w wersji papierowej Oświadczenie o wprowadzeniu uzupełnień/poprawy dokumentacji aplikacyjnej, wygenerowane w systemie po dokonaniu zmian.
  4. IP weryfikuje wniosek pod kątem poprawności wprowadzonych przez Ciebie zmian i przekazuje w SL 2014 oraz pocztą tradycyjną pismo informujące o akceptacji wniosku o dofinansowanie/pismo o braku akceptacji wniosku z uwagi na niezgodność wniosku z zaakceptowanymi przez IP zmianami wraz z informacją o odesłaniu wniosku w LSI 2014 do poprawy.

Jednocześnie pamiętaj, iż zgodnie z zapisami umowy o dofinasowanie, zmiany w projekcie nie mogą być wprowadzane w zakresie kwot ryczałtowych, dotyczy to zarówno wysokości kwot jak i wartości wskaźników przypisanych do poszczególnych kwot ryczałtowych we wniosku o dofinansowanie.

Jeśli nadal masz wątpliwości jak wprowadzić zmiany do swojego projektu zadzwoń do opiekuna.

Pamiętaj! Do czasu zatwierdzenia zmian przez IP, ponosisz wydatki na własne ryzyko. W określonych przypadkach wprowadzone przez Ciebie zmiany będą skutkowały koniecznością sporządzenia przez IP aneksu do umowy, np. zmiana numeru rachunku bankowego, zmiana kwoty dofinansowania.