Co musisz wiedzieć, żeby zrealizować projekt

Korzystanie z unijnych dotacji wiąże się z licznymi obowiązkami. Przede wszystkim trzeba zrealizować inwestycję zgodnie z wnioskiem, przestrzegać terminów i prawidłowo ją rozliczyć.
Poniżej przedstawiamy podstawowe informacje na temat realizacji projektów dofinansowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2014 – 2020 (RPO WZ 2014-2020).
Konkretne wymagania związane z realizacją projektów mogą się od siebie różnić, w zależności od rodzaju projektu i jego charakterystyki. Są one dosyć szczegółowe, gdyż dotyczą prawidłowego wydatkowania środków publicznych. W przypadku każdego projektu najistotniejsze są zapisy konkretnej podpisanej umowy o dofinansowanie oraz mające zastosowanie przepisy powszechnie obowiązującego prawa.

Przedstawiamy kilka zasad, o których warto pamiętać, aby poprawnie zrealizować projekt:

  1. Przed rozpoczęciem realizacji przejrzyj ponownie Wniosek o dofinansowanie;
  2. Dokładnie przeczytaj Umowę o dofinansowanie (zwróć uwagę na terminy, obowiązki);
  3. Pamiętaj o udokumentowaniu poniesionych wydatków;
  4. Dokonuj zakupów zgodnie z zasadą konkurencyjności i PZP;
  5. Pamiętaj o terminach rozpoczęcia i zakończenia projektu oraz o zasadach dotyczących kwalifikowalności wydatków;
  6. Informuj instytucję, z której uzyskałeś wsparcie o zmianach dokonywanych/planowanych do dokonania w projekcie;
  7. Monitoruj wskaźniki celów projektu;
  8. Pamiętaj o trwałości projektu;
  9. Pamiętaj o działaniach informacyjno – promocyjnych.

Podpisanie umowy o dofinansowanie

Jeżeli w wyniku oceny Twój wniosek zostanie wybrany do dofinansowania, zostanie z Tobą zawarta umowa o dofinansowanie. Określa ona zasady, na jakich przyznano Ci środki oraz podstawowe obowiązki związane z realizacją projektu i jego rozliczeniem. Do podpisania umowy musisz zgromadzić wymagane dokumenty. Szczegółowe terminy oraz listę niezbędnych dokumentów otrzymasz z instytucji przeprowadzającej nabór.
Więcej informacji znajdziesz w zakładce Poznaj proces podpisywania umowy.
Od tego momentu rozpoczyna się faza realizacji projektu, która potrwa od kilku miesięcy do kilku lat. Dotychczasowy wnioskodawca staje się beneficjentem – tak będzie teraz nazywany.

Harmonogram rzeczowo-finansowy

Realizując projekt, trzymaj się ściśle zapisów z umowy o dofinansowanie. Pamiętaj, że nie wolno Ci samodzielnie zmieniać towarów czy usług, które wskazałeś we wniosku. Szczególnie ważne jest przestrzeganie terminów określonych w harmonogramie wydatków.Wszelkie zmiany w wyżej wymienionym zakresie wymagają konsultacji i zatwierdzenia przez instytucję udzielającą Ci wsparcia.
Więcej informacji o zasadach związanych z realizacją projektu znajdziesz w zakładce Realizuję projekt, a szczegóły dotyczące zmian w projekcie znajdziesz w zakładce Dowiedz się co zrobić, by dokonać zmian w projekcie.

Kwalifikowalność wydatków

Po podpisaniu umowy o dofinansowanie beneficjent rozpoczyna wykonywanie zaplanowanych w projekcie zadań, co z zasady wiąże się z ponoszeniem wydatków.
Nie każdy wydatek związany z projektem może zostać dofinansowany. Wsparciem mogą zostać objęte tylko działania z listy tzw. kosztów kwalifikowanych. O kwalifikowalności decyduje też to, czy dokonasz zakupu zgodnie z obowiązującymi Cię zapisami zawartej umowy, procedurami, zapisami wniosku o dofinansowanie. To, czy wydatek jest kwalifikowany jest oceniane na każdym etapie projektu (ocena wniosku o dofinansowanie, weryfikacja wniosku o płatność, kontrola w miejscu realizacji projektu oraz kontrola w okresie trwałości projektu). Aby wydatki mogły zostać dofinansowane ze środków RPO WZ 2014-2020 muszą być ponoszone w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, a także spełniać szczegółowe zasady kwalifikowalności.
Wydatki kwalifikowalne są zatem:
  • bezpośrednio związane z realizowanym projektem i niezbędne do jego realizacji;
  • racjonalnie skalkulowane w oparciu o ceny rynkowe;
  • faktycznie poniesionymi kosztami.

Pamiętaj!

Nieprzestrzeganie tych zasad może się skończyć obniżeniem, a nawet całkowitym cofnięciem dotacji.
Więcej o zasadach związanych z rozliczaniem projektu znajdziesz w zakładce Rozliczaj projekt.

Konto bankowe

Wszystkie operacje finansowe w Twoim projekcie powinny się odbywać za pośrednictwem wyodrębnionego specjalnie w tym celu rachunku bankowego. Jego numer podajesz podczas przygotowywania umowy o dofinansowanie.

Dokumentacja

Wszystkie wydatki w ramach projektu powinny być ujęte w tzw. wyodrębnionej ewidencji księgowej. To taki sposób księgowania, który umożliwia łatwą, szybką i precyzyjną identyfikację wszystkich dokumentów księgowych związanych z realizowanym projektem.

Pamiętaj!

Jako beneficjent masz również obowiązek dokumentowania wszelkich przeprowadzanych działań projektowych. W projektach współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego np. za pomocą materiałów fotograficznych i filmowych, deklaracji uczestnictwa, list obecności, dzienników zajęć, korespondencji tradycyjnej i mailowej.
Kontrola projektu
Kontrola towarzyszy realizacji każdego projektu, któremu udzielone zostało wsparcie z funduszy unijnych – na pewno więc Cię nie ominie. Możesz się jej spodziewać co najmniej raz, na zakończenie projektu.
Szczegółowe zasady i terminy dotyczące prowadzenia procesu kontroli znajdziesz w umowie o dofinansowanie oraz w zakładce Dowiedz się jak przebiega kontrola.

Sprawozdawczość, rozliczenie projektu

Przez cały okres realizacji projektu powinieneś regularnie informować o czynionych postępach instytucję, która udzieliła Ci wsparcia. Sprawozdania należy przygotowywać na specjalnym formularzu. Częstotliwość ich składania określona jest w umowie o dofinansowanie – najczęściej wymagane są minimum raz na 3 miesiące. Sprawozdania z postępu w realizacji projektu są najczęściej integralną częścią wniosku o płatność.

Promocja i oznakowanie

Pamiętaj!

Jeżeli korzystasz z unijnego wsparcia masz nie tylko prawo, ale i obowiązek, aby o tym informować. Informacje o dofinansowaniu powinieneś podawać w trakcie realizacji projektu, przy okazji wszystkich działań informacyjnych i promocyjnych, jakie w związku z nim podejmujesz.
We właściwy sposób musisz także oznakować dokumenty przeznaczone do publikacji i dla uczestników projektów, miejsce realizacji Twojego projektu i swoją stronę internetową (jeśli taką posiadasz). W ten sposób przekazujesz innym informacje o otrzymaniu dofinansowania z danego funduszu polityki spójności Unii Europejskiej oraz z danego programu.

 

Obowiązkowe oznakowanie musi zawierać:
  • znak Funduszy Europejskich z nazwą Program Regionalny;

FE_PR_POZIOM-Kolor-01

  • oficjalne logo promocyjne województwa zachodniopomorskiego (Pomorze Zachodnie);

ptaszek

  • znak Unii Europejskiej, z nazwą funduszu, z którego Twój projekt uzyskał dofinansowanie.

UE_EFS_POZIOM-Kolor

Skorzystaj z zakładki Poznaj zasady promowania projektu, gdzie znajdziesz m.in. zasady poprawnego rozmieszczania logotypów w różnych układach, wzory materiałów do pobrania oraz szczegółowe zasady oznaczania działań projektowych.
Szczegółowe wymagania w zakresie promocji Twojego projektu znajdziesz ponadto w umowie o dofinansowanie.
Przykłady dotyczące zastosowania wymagań informacyjnych i promocyjnych zostały określone w Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji.

Trwałość projektu

Pamiętaj!

Zakończenie realizacji projektu nie oznacza jeszcze wypełnienia wszystkich obowiązków, jakie wynikają z unijnego wsparcia.
Jeżeli w ramach projektu realizowałeś inwestycje w infrastrukturę lub inwestycje produkcyjną obowiązuje Cię tzw. okres trwałości. Jest to czas, w którym należy zachować w niezmienionej formie i wymiarze efekty projektu, których osiągnięcie zostało zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie. Standardowo wynosi on 5 lat. Odstępstwem objęte są mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa, dla których okres trwałości to 3 lata.
Więcej informacji znajdziesz w zakładce Poznaj obowiązki po zakończeniu projektu.

Zamieszczanie zapytań ofertowych w Bazie Konkurencyjności

Pamiętaj!

W ramach Funduszy Europejskich obowiązuje tzw. zasada konkurencyjności i związany z tym obowiązek publikacjizapytań ofertowych oraz wyników postępowań dla upublicznionych od tego dnia zapytań ofertowychw Bazie konkurencyjności.
Baza Konkurencyjności jest portalem internetowym umożliwiającym upublicznianie ogłoszeń (zapytań ofertowych) w celu zbadania rynku i wybrania wykonawcy. Baza ma zapewnić przejrzystość i szeroki dostęp do zamówień udzielanych przez beneficjentów w ramach zasady konkurencyjności. Wbudowana wyszukiwarka ogłoszeń pozwala w szybki i łatwy sposób odnaleźć zapytania ofertowe zamieszczone przez beneficjentów. Baza ofert pozwala w jednym miejscu zgromadzić zamówienia składane przez beneficjentów.
Zasada konkurencyjności odnosi się do beneficjentów korzystających z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i jest regulowana na poziomie wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków.

Dotacje na rozpoczęcie działalności gospodarczej, refundacja kosztów doposażenia lub wyposażenia stanowiska a podatek VAT

Jeśli realizujesz projekt, którego zakres obejmuje bezzwrotne wsparcie finansowane na rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej lub wsparcie pomostowe, jak również taki w którym przewidziano refundację kosztów doposażenia lub wyposażenia stanowiska, zapoznaj się z Zaleceniami Ministerstwa Inwestycji i Rozwoju dotyczącymi rozliczenia podatku od towarów i usług (VAT) w przypadku udzielenia wsparcia finansowanego w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.
Powyższy dokument został przygotowany w celu zapewnienia jednolitych rozwiązań w zakresie przyznawania z EFS oraz rozliczania wsparcia finansowanego w określonych typach operacji, tak aby uniknąć podwójnego finansowania.
Przedmiotowy dokument znajduje się tutaj