W celu rozeznania cen rynkowych usług niezależnego eksperta z dziedziny doradztwa w zakresie reklamy oraz opracowania szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia celem przygotowania i przeprowadzenia profesjonalnej kampanii o zasięgu regionalnym, zwracamy się prośbą o przesłanie kalkulacji cenowej odpowiadającej poniższym założeniom:

Celem kampanii jest wypromowanie Podmiotowego Systemu Finansowania (PSF) usług rozwojowych, realizowanych w ramach Działania 6.1 Usługi rozwojowe skierowane do przedsiębiorców i ich pracowników w oparciu o system popytowy RPO WZ 2014-2020. Kampania skierowana będzie do potencjalnych odbiorców wsparcia w ramach tego Działania, tj.: do przedsiębiorców i przedsiębiorstw z sektora mikro, małych i średnich przedsiębiorstw oraz ich pracowników. Dzięki zrealizowanej kampanii Zamawiający chce zwiększyć świadomości społeczeństwa na temat możliwości, jakie stwarzają Fundusze Europejskie dla rozwoju mikro, małych i średnich przedsiębiorstw oraz zachęcić ich do ubiegania się o wsparcie w postaci szkoleń, kursów, doradztwa, itp., które to określa i wybiera według potrzeb sam pracodawca a finansuje ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.

Kod CPV: 79000000-4 Usługi biznesowe: prawnicze, marketingowe, konsultingowe, rekrutacji, drukowania i zabezpieczania

Przedmiotem zamówienia jest usługa doradcza obejmująca:

Etap I: Opracowanie zawartości merytorycznej Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia (SOPZ) w formie opracowania, w tym w szczególności:

• przygotowanie założeń do kampanii (grupa docelowa, copy strategy, wytyczne do kreacji, wytyczne do planowania w poszczególnych mediach),
• dobór kanałów przekazu i komunikatów do grupy docelowej;
• przygotowanie harmonogramu kampanii (podział budżetu na media i okresy kampanii), tak by kampania przyniosła jak największe efekty,
• przygotowanie propozycji warunków dotyczących doświadczenia Wykonawcy w realizacji podobnych projektów oraz listy wymagań, dotyczących kwalifikacji i doświadczenia zespołu Wykonawcy,
• określenie wskaźników efektywności zrealizowanej kampanii,
• przygotowanie kryteriów oceny ofert Wykonawców oraz wag dla poszczególnych kryteriów,
• opracowanie niezbędnych wzorów dokumentów związanych z przygotowaniem i wyborem oferty (m.in. wzór oferty cenowej, wzór harmonogramu realizacji kampanii, wzór sprawozdania Wykonawcy kampanii, wzory kart do oceny, itp.),
• przygotowanie propozycji szczegółowych warunków realizacji umowy, określenie dopuszczalnych zmian w trakcie realizacji.

Etap II: Doradztwo na etapie przygotowania regionalnej (woj. zachodniopomorskie) kampanii  informacyjno-promocyjnej, w tym:

• udział eksperta przy ocenie merytorycznej ofert Wykonawców,
• przygotowywanie propozycji odpowiedzi na zapytania Wykonawców,
• w razie konieczności – doradztwo przy rozprawie w Krajowej Izbie Odwoławczej.

Wykonawca zobowiązuje się wykonywać usługi określone powyżej pozostając w stałym kontakcie z Zamawiającym:

• telefonicznie;
• drogą elektroniczną, tj. e-mail;
• osobiście w siedzibie WUP w Szczecinie (4 spotkania osobiste – dwa na etapie opracowania merytorycznego oraz dwa na etapie przystąpienia do oceny ofert);

Planowany termin wykonania zamówienia: III - V 2017 r.

Etap I: od dnia podpisania umowy do 31.03.2017 r.;

Etap II: do V.2017 r.

Forma płatności:

Zapłata za wykonanie usługi odbywać się będzie po wykonaniu każdego z etapów realizacji zamówienia. Podstawą do wystawienia faktury jest zatwierdzony przez Zamawiającego w terminie do 14 dni kalendarzowych „Protokół potwierdzenia wykonania usługi”, sporządzony według wzoru opracowanego przez Zamawiającego. Wynagrodzenie zostanie wypłacone Wykonawcy w transzach po wykonaniu i odebraniu przez Zamawiającego danego etapu prac.

Wiedza i doświadczenie eksperta:

Ekspert musi spełnić następujące wymagania:

• Minimum 3 letnie doświadczenie zawodowe z zakresu zarządzania reklamą i/lub w realizacji kampanii o charakterze promocyjno-reklamowym.
• W ciągu 3 lat od daty otrzymania niniejszego zapytania świadczył usługi doradztwa eksperckiego przy przygotowaniu co najmniej 2 multimedialnych  kampanii informacyjno – promocyjnych, o zasięgu przynajmniej regionalnym (obejmującej swoim zasięgiem co najmniej powierzchnię całego województwa), w zakresie przygotowania merytorycznego opisu przedmiotu zamówienia, wymagań dotyczących doświadczenia wykonawców, kryteriów oceny ofert, doboru odpowiednich mediów i kanałów komunikacji do grupy docelowej oraz zakres zadań wykonawcy.

Kryteria oceny ofert:

• Cena:  waga – 60 % - 60 pkt.
• Liczba zrealizowanych kampanii reklamowych skierowanych do mikro, małych i średnich przedsiębiorstw, w których świadczył usługi doradztwa eksperckiego w zakresie przygotowania merytorycznego opisu przedmiotu zamówienia, wymagań dotyczących doświadczenia wykonawców, kryteriów oceny ofert, doboru odpowiednich mediów i kanałów komunikacji do grupy docelowej na przygotowanie i realizację kampanii informacyjno – promocyjnej: waga 20 % - max. 20 pkt.
• Liczba zrealizowanych kampanii informacyjno-promocyjnych mających na celu promocję form wsparcia realizowanych dzięki Funduszom Europejskim, na rzecz instytucji odpowiedzialnych za wdrażanie programów bądź realizację projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w Polsce, w których świadczył usługi doradztwa eksperckiego w zakresie przygotowania merytorycznego opisu przedmiotu zamówienia, wymagań dotyczących doświadczenia wykonawców, kryteriów oceny ofert, doboru odpowiednich mediów i kanałów komunikacji do grupy docelowej na przygotowanie i realizację kampanii informacyjno – promocyjnej. waga 20 % - max. 20 pkt.

Prosimy o przedstawienie kalkulacji cenowej w kwocie brutto z uwzględnieniem kosztów podzielonych na każdy etap realizacji zamówienia. Koszty związane z czterokrotnym dojazdem do siedziby Zamawiającego muszą być skalkulowane w ofercie.

Łączna kwota brutto …… zł, w tym (każdy z etapów realizacji w proporcji 50/50 % łącznej kwoty):

Etap I zamówienia: kwota brutto …. zł;
Etap II zamówienia: kwota brutto …. zł.

Kalkulacja musi zawierać całkowity koszt brutto STAWKĘ PODATKU VAT oraz wszystkie koszty związane z przedmiotem zamówienia.

Kalkulację cenową należy kierować na adres mailowy: marzena_karenska@wup.pl do dnia 13 lutego 2017 r., do godziny 12:00.

ZAZNACZAMY, IŻ ROZEZNANIE CENOWE (SZACOWANIE WARTOŚCI ZAMÓWIENIA) STANOWI ELEMENT ANALIZY RYNKU I NIE JEST ZAMÓWIENIEM W ROZUMIENIU USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH, A OTRZYMANE OD PAŃSTWA OFERTY NIE POWODUJĄ ŻADNYCH ZOBOWIĄZAŃ.

Informacja o właściwym postępowaniu zamieszczona będzie na stronie internetowej Urzędu po ustaleniu przez Zamawiającego szacunkowej wartości zamówienia.